Från solo till samspel

Tillvaron på Livsmedelsverket gynnade inte det uppdrag de anställda var satta att utföra.

Det dagliga arbetet stördes av revirstrider mellan avdelningar och professioner. Vardagen förmörkades av en jargong som inte alla medarbetare varken uppskattade eller förstod. På toppen av detta visade det sig att många faktiskt inte ens förstått vad deras arbete gick ut på. De hade svårt att definiera uppdraget. Hur skulle man exempelvis tolka formuleringen: »Att få dem i Sverige som äter sämst att äta bättre«? I brist på tydlighet drog många medarbetare åt sitt eget håll och försökte göra det man trodde förväntades av dem.

I dag har Livsmedelsverket gjort en resa som förvandlat en majoritet av medarbetarna från soloartister till ett sammansvetsat team. Myndigheten arbetar med kontroll av livsmedel och produktion och ska uppmuntra svenskarna att äta bra mat. Mer än hälften av de 570 medarbetarna finns på huvudkontoret i Uppsala. Övriga arbetar med livsmedels kontroller på slakterier och i gränskontroller.

Det har gått ett par år sedan ledningen bestämde att verksamheten skulle effektiviseras utifrån befintliga resurser. Man ville »långsiktigt utveckla verksamheten strategiskt på ett hållbart sätt«.

I samband med en omorganisation hösten 2014 togs förändringsgreppet. Samtliga i organisationen skulle  arbeta i mogna team med tydliga uppdrag. Tilliten mellan medarbetarna skulle förbättras liksom samspelet. Bara hälften gjorde det då.

»Vi ville skapa bättre förutsättningar för samarbete med hjälp av en teambaserad organisation. Målet var att medarbetarna skulle dela sin kompetens med varandra på ett bättre sätt«, säger Maria Wigenius Sjöberg, HR-strateg. »I dag tänker vi ›vi‹ i stället för ›jag‹ i en större utsträckning. Medarbetarna har bättre förståelse för hur det egna arbetet i teamet hänger ihop med det över gripande målet«, säger hon.

Man använde sig av en teori kring team som är utvecklad av den amerikanska psykologiprofessorn Susanne A Wheelan.

Hon har sedan 1970-talet studerat tusentals grupper och kommit fram till att det finns fyra grundläggande stadier i ett teams utveckling. På den fjärde nivån är gruppen mest effektiv. Utifrån detta har hon skapat en arbetsmodell och ett självskattningsverktyg där utvecklingen återkommande följs upp.

»Det är den enda vetenskapliga metoden för att mäta mognaden i ett team«, säger Maria Wigenius Sjöberg. »Med Wheelans metod utvecklar man med små medel gruppen på ett strukturerat sätt.«

Idealstorleken på ett team är enligt Wheelan åtta personer. Maxstorleken är fjorton personer. Med en mindre grupp blir ledarskapet mer närvarande och varje medarbetare blir sedd.

På Livsmedelsverket chefade en del upp till över 40 medarbetare. Första steget blev att dela in alla i team på åtta till femton personer.  Arbetet började med en heldag för respektive team ledd av HR. Varje team fick reflektera över sitt uppdrag men också runt strukturer, ansvarsområden och roller, och samarbete. Det personliga ansvaret betonades.

Inåtblickandet resulterade i många post it-lappar och mot slutet av dagen en plan med mål av olika karaktär. Till exempel konkreta tolkningar av arbetsgruppens uppdrag.

»Många fastnar i teamutvecklingens tidiga faser med otydlighet och konflikter. Att få till ett samspel där medarbetarna gör varandra gott är avgörande för att skapa en bra arbets miljö«, menar Maria.

Via Teambook, en digital platt form, följs utvecklingen upp av medarbetarna själva. Vid behov ger chefen eller HR feedback.

Cheferna fick både individuell och gemensam handledning. Beroende på teamets nivå krävs olika saker av ledaren. Från att vara närvarande och bestämma i omogna team till en mer konsultativ roll i de mer mogna teamen.

»I en tidig fas måste man fatta beslut och styra gruppen på ett tydligt sätt. Sedan handlar det om att ge gruppen nya utmaningar.«

På ett halvår gick Livsmedelsverket från 50 till 80 procent mogna team.

»Det strukturerade sättet att utveckla team fungerar och ger hållbara resultat. Den största utmaningen har varit att jobba långsiktigt och uthålligt«, säger Maria Wigenius Sjöberg.