Under sin tid på reklambyrå bad Tomas Dalström om att få ett eget rum, men fick höra att »ni copywriters är så himla känsliga«.
»Länge funderade jag på om det låg något i det, men ju mer jag läste på i ämnet, desto tydligare blev min slutsats: störande miljöer är jobbiga för hjärnan«, säger han, många år senare, ironiskt nog i en bullrig hotellobby som är under renovering.
Sedan dess har han ägnat en stor del av sitt yrkesliv, som föreläsare och författare, åt att upplysa om vikten av att ta hänsyn till våra hjärnors kapacitet på våra arbetsplatser.
»Vi har en hjärna och det är den vi anställer, då måste vi se till att medarbetarna använder benen för att flytta den där hjärnan till olika miljöer för att den ska funka på bästa möjliga sätt«, säger han.
På senare år har han kommit allt mer att titta på hur våra hjärnor påverkas av arbetsmiljön.
»Med kontorslandskap så kommer man att prestera sämre, det är bara så. Man måste också ge tillstånd att låta folk arbeta hemifrån, man måste bestämma att den här arbetsuppgiften ska vara klar si och så snabbt, så att det blir gjort och att båda vet vad som gäller«, säger han.
»Allt som kräver att du är uppmärksam, att du är koncentrerad och att du kan använda ditt minne på bästa sätt, innebär att du måste flytta din hjärna till ett tyst rum för att kunna utnyttja dess fulla kapacitet. Så allting som har med koncentration och uppmärksamhet att göra, vad det än är, då ska du in i ett tyst rum och jobba. Sedan om du sitter i ett kontorslandskap och snackar med andra, i andra situationer, det kan i vissa fall funka bättre«, säger han.
När det gäller skapandet av öppna kontor är ekonomin vanligtvis det främsta argumentet. Forskning visar att kostnaden för en arbetsplats utgör tio procent av lönekostnaden. I Sverige används denna tumregel av arkitekter när det gäller kontorslandskap och aktivitetsbaserade kontor. Går det att effektivisera kontoret går det att spara pengar.
Men genom forskaren Jan Granath, vid Chalmers i Göteborg, kan Tomas Dalström visa att det räcker med att försämra medarbetarnas prestation bara lite för att be-sparingen ska ätas upp.
Det som tjänas in på gungorna förloras ganska snabbt på karusellen, med andra ord.
»Granaths forskning visar att om arbetsplatskostnaden minskar med tio procent så räcker det att effektiviteten ska minska med en procent för att de ska ta ut varandra. Då är vinsten utraderad. När jag fick reda på det så blev det som en aha-upplevelse«, säger Tomas Dalström.
När han insåg detta började han fundera på hur mycket som egentligen krävs för att effektiviteten ska minska med en procent.
Inte mycket, blev slutsatsen.
Genom Helena Jahncke, docent i arbetslivsvetenskap, fann han en uträkning som visar att den som avbryter sitt arbete för att skicka ett kort och enkelt sms, samtidigt som en röst hörs, minskar produktiviteten med två till fyra procent. Inte mycket vi gör under en arbetsdag kräver så lite hjärnkraft.
Vi störs mest av röster.
»Det är nedärvt, hjärnan är utvecklad för att vi ska upptäcka faror i omgivningen, rösten är en primär informationskälla. När vi hör en röst kommer vi lyssna. Det är till och med så att produktivitetsminskningen sker innan vi hör vad någon säger. Hjärnan tolkar tonläget för att redan där kunna avgöra om vi ska fly eller fäkta«, säger Tomas Dalström.
»Allting som har med koncentration och uppmärksamhet att göra, vad det än är, då ska du in i ett tyst rum och jobba.«
Helena Jahncke har räknat ut att om tio personer med en lön på 26 000 kronor har en produktivitetsminskning med två procent om dagen, så motsvarar det 100 000 kronor under ett år. I en verksamhet med 40-50 personer blir det snabbt mycket pengar.
Tomas Dalström har konstruerat en formel som visar att den som blir störd och inte producerar under sex minuter varje timme har förbrukat arbetstid motsvarande en månadslön efter tio månader.
»Du får alltså betalt för tio månader men jobbar nio. Det gäller oavsett lön. Sex minuter per timme är inte mycket om du tänker på att vi kollar på vår mobiltelefon var femte minut och att det kan ta upp till tjugofem minuter att komma tillbaka till samma koncentrationsnivå: både innehållsmässigt och att få upp farten igen. Det är aldrig som att tända och släcka en lampa. Så det är en relevant siffra«, säger han.
Jämte den ekonomiska aspekten brukar de som förespråkar kontorslandskap hävda att kreativiteten ökar i det öppna kontoret, eftersom överhörningen är viktig.
Man snappar upp saker i samtalet som pågår på en arbetsplats.
Tomas Dalström skakar på huvudet. »Överhörning är ett övervärderat och överanvänt begrepp«, menar han.
»De som sitter i öppna kontor blir väldigt störda, speciellt de som är introverta, de som är introverta drivs av tystnaden. Medan extroverta drivs av det sociala. En finsk professor har sagt att många extroverta tar mycket utrymme och det förstör för dem som är introverta och de som behöver koncentrera sig«, säger han.
»Många av de som hävdar att de gillar överhörning är extroverta och vill att det ska vara lite liv i luckan. Extroverta har alltid premierats i arbetslivet och då har man bäddat lite för det, man ska passa in i gänget eller teamet, man är en kuf om man inte gör det. Där måste man tänka efter, så att alla typer av människor finns och att alla får möjlighet att utnyttja sin hjärnas fulla potential«, säger Tomas Dalström.
Aktivitetsbaserade kontor är inte nödvändigtvis av ondo, menar han. Problemet är att det ofta sätts upp regler, att olika rum ska ha olika funktioner, som arbetsgivaren glömmer bort att motivera.
»Man har inte lyckats att få medarbetaren att förstå hur hjärnan fungerar«, säger han.
»Man har sagt att ›på den här ytan får du prata, på den här ytan får du bara gå in och lägga handen på någons axel och så går ni ut och pratar‹ och så vidare. Men det som händer är att folk likväl sitter och jobbar kvar med sina kollegor, för de inser inte hur störda de blir. Det är ingen som tror att man blir störd och presterar sämre bara man skickar ett sms«, säger han.
Det är framför allt den högsta ledningen som brukar förespråka en aktivitetsbaserad arbetsplats eller ett kontorslandskap.
Här har HR en viktig funktion att föra fram hela organisationens synpunkter. Tomas Dalström nämner Malmö universitet som exempel, där det från ledningens sida bestämdes att det skulle byggas aktivitetsbaserat, trots att lärarna och forskarna sade nej till detta. Bokhyllor ersattes med en hurts under förevändningen »du kan låna böcker på biblioteket«.
Det förde med sig att allt fler började jobba hemma, vilket i sin tur innebar att studenterna fick svårt att hitta någon som kunde besvara deras frågor.
»Nu har den nya rektorn sagt att de ska ta ett omtag. Det kommer förmodligen resultera i att de kommer att bygga egna rum för forskarna. Och på Linnéuniversitetet i Kalmar har jag hört att man låtit medarbetarna välja om de vill ha egna rum eller inte. Där har forskarna valt att ha egna rum medan den administrativa personalen sitter i ett öppet landskap, men med möjlighet att gå till tysta rum«, säger Tomas Dalström
Mekaniska arbetsuppgifter, som bokföring, fungerar bättre i det öppna kontorslandskapet.
»Korta, väl avgränsade uppgifter funkar bra, men du presterar förmodligen sämre där också om det är folk som pratar runtomkring. Så fort du ska ha kvar något i ditt arbetsminne, uppstår det problem. I framtiden kommer man att anpassa det mer efter hur medarbetarna vill ha det, tror jag. Man börjar inse att det finns introverta som drivs av tystnad, det finns äldre som har svårt att sortera bort ljud, det finns de som är mer känsliga för intryck än andra. Om man ska få dem att prestera bra, då måste man också se till att skapa en miljö som de funkar bra i. Annars kan det bli som en person sa till mig: ›Jag har insett att min chef har accepterat att jag ger femtio procent av min kapacitet, då får det väl vara så, men jag tycker att det är tråkigt.‹ Det blir man ju ledsen av att höra.«
Fotnot: Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag, av Tomas Dalström
Text: Fredrik Emdén
Illustration: Valero Doval
