Det är inte kontoret som är aktivitetsbaserat, det är medarbetaren.« Jonas Westerlund är ansvarig för Volvo Group Future Workplace, och har efter stora studier och genomförda projekt uppfattningen klar för sig: Det stängda kontoret är bäst.
Hur ser det perfekta kontoret ut? Finns det ens? Som ledare för projektet Volvo Group Future Workplace har Jonas Westerlund genomfört 13 aktivitetsbaserade projekt, och 18 är pågående, beläggningsmätningar av 14 000 skrivbord i 60 olika byggnader i olika länder samt interna studier med 10 000 deltagare. Plus coachning och utbildning av medarbetarna. Jonas Westerlund, som är ingenjör i industriell ekonomi och har arbetat med detta i fem år, är specialist på aktivitetsbaserat arbetssätt med en unik erfarenhet. Och hans insikt går på tvärs mot hur många har organiserat sina arbetsplatser det senaste decenniet: Trenden med öppna ytor har passerat.
»Vi fokuserar bättre genom att bygga fler väggar eller skapa andra separationer i lokalen.«
»Insikten handlar framför allt om att vi behöver fokusera«, säger han. »Och vi fokuserar bättre genom att bygga fler väggar, eller skapa separationer i lokalen. En organisation som inte gör det ligger inte, skulle jag vilja säga, i framkant.«
Jonas Westerlund menar att de spontana diskussionerna, öppenheten och kreativiteten som många tror bara uppnås genom öppna arbetsytor också sker när vi jobbar individuellt.
»Om vi säkrar upp möjligheterna att sitta tyst, då kan du växla mellan att vara tillsammans och separat, för att tillsammans skapa mer kreativa slutresultat, jämfört med när man sitter tillsammans hela tiden«, säger han.
Har ni mätt att kreativiteten ökar?
»Vi går inte in på begreppet kreativitet, utan mäter ›hur produktiv tycker jag att jag är‹ och ›hur produktiv tycker jag att vi är‹. I lyckade lösningar ökar båda nyckeltalen i utfallen – både jag och vi – och det tycker jag är en tendens på att gruppen gynnas när individen har en bra miljö. Jag tror att den här typen av dialoger kommer att öka, just för att man har egenkontrollen till tystnad. För det är inte kontoret som är aktivitetsbaserat, det är medarbetaren.«
Jonas Westerlund är kritisk till att bilder från kontor ofta kommunicerar en foajé med en soffgrupp. Han menar att det skapar ett missförstånd hos mottagaren om verksamheten redan från början, vad man står inför och kommer att få.
»Jag är övertygad om att vi går från lounge och möblering med sämre ergonomi, tillbaka till rum med fullgod ergonomi, där skrivbordet kommer tillbaka. På våra kontor grupperar vi skrivbord på olika sätt, jämfört med tidigare när de grupperades på samma sätt överallt. Det gynnar både individen och gruppen, man kommer att samarbeta även vid den typen av möbler. Nyckeln är alltså att säkra upp fokus, och det gör att människor kreativt, aktivt och dynamiskt kan lösa sina uppgifter.
Hur tycker du att man ska navigera i ett aktivitetsbaserat kontor?
»Jag vill generellt att man sitter i en yta där man kan samarbeta, eller arbeta individuellt med lågt fokus – och att man går därifrån när man ska ha individuellt fokus. I stället för att man går därifrån när man ska samarbeta. Det kommer man också att behöva göra, genom att gå till ett vanligt mötesrum, men då blir det oftast av karaktären att någon föredrar eller visar något. Mer agendastyrt, jämfört med att sitta och jobba aktivt med varandra.«
»Sedan måste vi komma ihåg att exempelvis introverta personer får energi av egentid och tystnad.«
Du har sagt att målsättningen för Volvo är att ge medarbetaren ökad förståelse för det positiva i mobilitet samt att ge rätt grundförutsättningar för detta. Vilka grundförutsättningar är det?
»Det börjar med insikt: Hur lätt blir jag störd? Hur mycket energi tar det? Vad är värdet för mig att växla till en tyst miljö?«
»Grundförutsättningen börjar med kunskap, känsla och insikt om att det här är värdefullt för mig eller oss. Det första är helt enkelt en utbildning i hur vår hjärna fungerar. Vad är en störning? Hur lätt blir jag störd? Hur mycket tar det av min energi och dag? Vad är värdet för mig att växla till en tyst yta?«
Hur löser man det som ledare om medarbetarna inte arbetar på rätt ställe med rätt arbetsuppgifter?
»Att man visar vägen själv, vilket innebär tydliga markeringar. Det gör jag själv med mitt eget team, jag är verkligen tydlig med att i dag kommer jag att sätta mig i biblioteket, för jag behöver det. Jag mejlar aldrig mina medarbetare utanför kontorstid. Jag behöver visa att det är okej att inte vara synlig.«
»Det handlar ganska mycket om att agera inkluderande, så att det gamla hierarkiska förhållandet mellan chef och medarbetare blir mer platt; vi gör det här tillsammans. Sen måste man förstås våga ta upp frågan till diskussion.«
Forskningens elva bud om arbetsytor
Exemplen utgår ifrån 100 medarbetare fördelade på 10 grupper.
1 Om beläggningsgraden på skrivbord är högre än 55 procent i snitt är fasta platser bäst. Rörligheten är sannolikt för låg.
2 Är lokalens yta mindre än 500 kvm, fundera på om inte fasta platser är bäst. Det kommer att bli svårt att skapa den variation som behövs i ett aktivitetsbaserat kontor.
3 Om personalgruppen är mindre än 30 personer kan det vara bättre med fasta platser. Dels kommer ytan att vara så liten att det är svårt att skapa den variation som behövs, dels är det svårt att dimensionera för dagar när många kommer till jobbet.
4 Grupper kan fortsätta jobba ihop även i en aktivitetsbaserad verklighet. Ni måste bara prata igenom det, vilket kan bli en ögonöppnare.
5 Är det viktigt att alla 100 medarbetare ska kunna samarbeta eller är det viktigare inom grupperna? Sannolikt det senare. Placera skrivborden i kluster om sex och sex eller flera.
6 Om en grupp jobbar med en enda sak och är på plats jämt, då kanske den ska ha ett eget grupprum.
7 Ställ in 75 skrivbord och 25 av dem i tyst miljö: Rum för en person, två personer, grupper, eller som bås i exempelvis bibliotek.
8 Placera 50 skrivbord, 140–160 centimeter, i olika uppställningar i den öppna miljön. Både i grupper och enskilt. Medarbetare har själva egenkontroll; de kan välja mellan zonen där kollegor pratar eller de 25 skrivborden i den fredade zonen.
9 Erbjud om möjligt fler än 20 små rum för 1 till 4 personer. Den heliga gralen för ett lyckat resultat, men bara om ni arbetar aktivitetsbaserat. Annars tränger de stora öppna landskapen bort hälften av dessa små eftertraktade rum.
10 Minska antalet soffor och fåtöljer. Jag ser alldeles för många lösningar av att sitta med dålig ergonomi. Det ser snyggt ut på bild, men är bra bara ibland.
11 Skapa många hörn och dela upp ytan. Vi människor gillar att veta vad vi har bakom ryggen. Skapa mysiga platser.
Text: Tomas Dalström
Foto: Anders Bergstedt