Så hanterar HR-chefer krisen

(HR People intervjuar kontinuerligt HR-chefer under krisen och uppdaterar detta dokument med nya insikter och tankar. Ta dock hänsyn till att intervjuerna görs löpande och situationen i samhället förändras dagligen.)

»Vi hanterar det inte som en regelrätt kris utan snarare som en unik händelse som saknar motstycke. Det går inte att förutspå vad som kommer hända eftersom situationen i Sverige och i världen förändras varje dag och varje timme. Vi har därför en tät dialog i koncernledningen, bland annat genom dagliga morgonmöten där vi hjälps åt att ta ställning till den senaste informationen från myndigheterna i förhållande till vår verksamhet. Därefter tar vi de beslut vi behöver och informerar medarbetarna löpande.

Vi har hela tiden följt Folkhälsomyndighetens råd och rekommendationer och förmedlat vidare det som berör vår verksamhet och våra medarbetare. Vi tar nya beslut allt eftersom det kommer ny information.

Vi upprättade tidigt en särskild informationssida på vårt intranät och ytterligare informationsstöd till våra ledare. De åtgärder vi genomfört och informerat medarbetarna om är i linje med myndigheternas råd, till exempel uppmanar vi till arbete hemifrån och avråder från resor. 

Just nu ser vi över hur vi ska kunna upprätthålla verksamheten om många medarbetare skulle bli sjuka samtidigt, eller om det exempelvis skulle införas utegångsförbud i landet.«

»Som livsmedelsföretag har vi redan särskilda riktlinjer för hälsa och säkerhet. 

Ett beredskapsteam träffas dagligen för avstämning och uppdaterar löpande riktlinjer utifrån FHM:s rekommendationer. Vi sprider information till medarbetare via vårt intranät, mejl, skärmar och anslag. Information till inkommande chaufförer och entreprenörer översätts till relevanta språk och anslås dels i lokalerna samt skickas till leverantörerna. Som ett särskilt stöd till cheferna finns ett chefsforum på Teams med all dokumentation. För chefsgruppen, som berör ett hundratal personer, har vi ett Teamsmöte en gång per vecka.

Grundregeln är, som vanligt, att är man sjuk eller har symtom ska man vara hemma. Det är reseförbud till utsatta områden om inte resan är affärskritisk. Vi tar heller inte emot besökare som varit i riskområdena eller inte känner sig helt friska. Möten tas via Teams eller Skype, och alla anställda på HK i Stockholm uppmanas att jobba hemifrån. Vår IT-avdelning har gjort ett fantastiskt jobb med detta. Vi avråder starkt från privatresor och uppmanar anställda att vara källkritiska.

Beredskapsgruppen tar dagligen upp frågan om kris eller ej. Skulle vi utlysa krisläge aktiveras särskilda krisplaner och krisgruppen samlas. Varje affärsområde har noggrant analyserat vad som behöver åtgärdas och dessa stäms av löpande när ny information kommer. Vi arbetar efter krisplanens dramaturgi.«

»PostNord är en viktig del av samhällets infrastruktur som precis som resten av samhället påverkas av spridningen av coronaviruset och de restriktioner det leder till. För oss är den största påverkan att många fler medarbetare än vanligt är sjuka eller vårdar sjuka barn. 

Med 18 000 medarbetare över hela landet och där de flesta inte sitter framför en dator är information många gånger en utmaning. Våra chefer och ledare har och tar ett stort ansvar för att sprida den information som kommer genom centrala kanaler. Viktigt i oroliga tider är givetvis också att finnas till hands för medarbetarna och ta deras oro på allvar.

Konkreta åtgärder i spåren av smittspridningen till exempel är att chaufförer inte längre tar emot kvittenser på handdatorerna och besöksförbud på alla våra anläggningar. Vi följer råd och riktlinjer som kommer från myndigheter och uppdaterar löpande våra interna riktlinjer. 

Vi har som ett stort företag med ett samhällsuppdrag sedan länge rutiner, riktlinjer, planer och redan formerade grupper för att hantera ett eventuellt krisläge, oavsett vad det handlar om. Självklart blir läget ansträngt om många medarbetare inte kan komma till arbetet, och vi tittar på hur vi som arbetsgivare kan ta in fler extraanställda för att stärka upp och hjälpa till där många ordinarie medarbetare måste stanna hemma.«

»Samhall arbetar aktivt för att säkerställa en effektiv hantering för att minska smittspridning. Som HR-direktör har jag samordningsansvaret för hur vi som företag ska hantera coronapandemin. Hanteringen rör till stor del HR-relaterade frågor, men som det samhällsviktiga företag vi är så har vi också många frågor kopplade till våra kunder, driften och vår materialförsörjning.

Vi inrättade tidigt en kommunikationsportal i Microsoft Teams, där organisationen kan ställa frågor och snabbt få svar. I denna publicerar vi löpande aktuell information, länkar och tips på hur vi kan hantera olika situationer. Detta är mycket uppskattat och har visat sig vara väldigt effektivt i en allvarlig situation som denna.

I ett företag med 26 000 medarbetare är det viktigt med rak och tydlig information – samtidigt som det finns individuella situationer att ta hänsyn till.

Vi följer de rekommendationer som ges från regeringen och Folkhälsomyndigheten och formulerar riktlinjer och rutiner utifrån de förutsättningar som finns hos oss.

07.30 varje morgon har vi möte i företagsledningen, som nu utgör krisledning, där vi stämmer av läget och fattar beslut om lämpliga åtgärder utifrån rådande situation.

08.30 varje morgon har vi en mer operativ arbetsgrupp bestående av personer från försäljningsorganisationen, inköpsavdelningen, den operativa driften och HR-avdelningen.

Vi har också en nära dialog med våra fackliga representanter. God samverkan och tydlighet kring arbetsmiljöområdet är särskilt viktigt.«

»Våra medarbetares säkerhet och hälsa har högsta prioritet, och eventuell oro bland de anställda kopplat till corona är en viktig fråga för oss som arbetsgivare att hantera. Därför blir den interna informationen extra viktig, särskilt i ett globalt bolag som Electrolux där vi i vanliga fall har många medarbetare som reser mellan kontor världen över.

Vi genomför regelbundna globala och lokala avstämningar om hur situationen kring coronaviruset utvecklas. Det innefattar både de globala och lokala HR-organisationerna. Där enas vi om relevanta riktlinjer och åtgärder för att hantera situationen, både ur ett hälso- och säkerhetsperspektiv, såväl som för att trygga verksamheten.

En av säkerhetsåtgärderna vi har vidtagit är att vi infört ett reseförbud till och från Italien, Fastlandskina och Sydkorea. Vi avråder dessutom från alla resor till Macao, Hongkong och Taiwan, såvida resorna inte är affärskritiska.

Vi har satt upp specifika riktlinjer kopplat till coronaviruset som bland annat innebär att vi uppmanar våra medarbetare i berörda områden att arbeta hemifrån när det är möjligt. Vi begränsar möjligheten till externa besök på våra kontor och fabriker. Vår inköpsorganisation jobbar hårt för att säkra tillgång till ansiktsmasker där de behövs. Internt sprider vi också information om WHO:s generella hälsorekommendationer.«

»Vi har en god krisberedskap och följer myndigheters råd, inte minst vad gäller resor och liknande. Vi har tillsatt en grupp på koncernnivå som särskilt kommer att följa utvecklingen och föreslå vidare och lämpliga åtgärder för koncernen i stort. Varje marknad har ett lokalt ansvar att anpassa verksamheten på ett lämpligt sätt.

När det gäller coronaviruset informerar vi internt om riskerna och vilka försiktighetsåtgärder som bör vidtas. Vi uppmanar kollegor till att vara uppmärksamma och följa de råd som finns: tvätta händerna, nys och hosta i armvecket, undvik nära kontakt med personer som visar tecken på symptom…

Vi delar den information som finns kring symptom och uppmanar till vaksamhet. Vi ger utrymme till våra olika marknader att göra lokala anpassningar till budskapet. Det är väldigt viktigt att se till och ta del av vad som sker lokalt där de verkar. Vår brittiska verksamhet var tidigt ute och uppmanade exempelvis anställda som rest i Kina att stanna hemma i 14 dagar efter att de kommit tillbaka till Storbritannien. Något som hela koncernen nu tar efter.«

»Vi har som princip sagt att vi uppmanar medarbetare att lyssna till och följa expertmyndighetens rekommendationer. Utöver det har vi vidtagit specifika åtgärder inom bolaget. Vi har tillsatt ett team som jobbar med coronavirusfrågan från bland annat anställdas, leverantörers och kunders perspektiv. Vi uppdaterar kontinuerligt informationen på vårt intranät genom en lätthittad sida. Där finns också mejladress och en hotlinetelefon som man kan ringa om man har frågor. Vid signifikanta uppdateringar skickar vi ut chefsinformation. 

Vi har infört totalstopp för besök i vår produktion. Vi har inte infört reseförbud, men däremot infört rekommendationer vid resor till och vid besök från länder och regioner där det råder utspridd smitta, vilket i praktiken innebär ett närmast obefintligt resande. Anställda som den senaste tiden har återvänt hem från privata eller tjänsteresor från någon av högriskländerna ombeds att arbeta hemifrån under 14 dagar.«

»På American Express har vi ett krishanterings- och krisledningsteam centralt och lokalt. Dessa övar på krissituationer för att vara förberedda när de uppstår. Vi på Colleague Experience Group är med både i hanterings- och ledningsteamet. 

Specifikt gällande coronaviruset kommunicerar vi i nuläget regelbundet genom detta team och betoningen är att kollegornas säkerhet och hälsa är prioritet nummer ett. American Express kommunicerar också globalt till alla kollegor om riktlinjer kring resor och eventuell karantän, samt var man kan vända sig med oro.

Vi inom Colleague Experience Group i Norden jobbar också tillsammans med våra europeiska kollegor på att ta fram guidelines och frågor och svar på vad som händer om vi exempelvis kommer att behöva stänga ner verksamheten helt, vad våra försäkringar säger i detalj: vad säger arbetsrätten i de olika länderna?«

»Vi har krishanteringen integrerad i vår vanliga struktur i linje med en metodik som utarbetades efter tsunamin. Vår krisledningsgrupp är aktiverad. HR, säkerhet och kommunikation har dagliga avstämningar. Vi har etablerade rutiner och verktyg för att hantera risker och uppföljning i linje med Arbetsmiljöverkets riktlinjer. 

Informationen till anställda sker genom dagliga uppdateringar på intranät, via skärmar och mejl och kompletterat med Skype-möten. Informationen på intranätet är fokuserad på vart man ska vända sig i olika frågor och exempel på förebyggande åtgärder. Vi har även information om policy och riskbedömningar, samt länkar till externa källor, till exempel ISOS, Folkhälsomyndigheten och WHO. Det finns även frågor och svarsdokument som kontinuerligt uppdateras.

Vid misstänkt smitta ska medarbetare kontakta ISOS eller nationell sjukvård, i Sverige 1177, för ställningstagande om provtagning. Bedömer sjukvården att provtagning ej är aktuell är medarbetaren välkommen till sitt arbete.

Centrala målgrupper för Saab är de medarbetare som reser i tjänsten samt de med mycket kundkontakter. För dessa har vi specifik information och stöd. Inför samtliga resor ska riskinventering göras och inför utlandsresor följer vi myndigheternas och ISOS reserekommendationer.

Alla resebokningar sker via vårt egna system och monitoreras aktivt vilket gör att vi har kontroll på de tjänsteresor som genomförs och kan ge råd och riktlinjer såväl inom, under och efter resor via SMS och mejl. Assistansbolaget ISOS app används där medarbetaren har möjlighet att 24/7 få uppdaterad information och råd av medicinsk utbildad personal var de än befinner sig i världen. Vi har som generell rekommendation att vi ska minska vårt resande, skjuta fram möten och överväga virtuella möten.«

»Inom Stadium-koncernen skickar vi löpande ut information till våra chefer och medarbetare – via mejl samt på vårt intranät.

Vi agerar förebyggande för att förhindra smittspridning. Det gäller bland annat att vara extra noga med att använda tvål, varmt vatten, handsprit, pappershanddukar före måltider och efter toalettbesök. Våra medarbetare uppmanas stanna hemma om de är sjuka, och bör hosta och nysa i armveck samt undvika att röra runt ögon och i ansiktet.

Vi har satt in reseförbud på tjänsteresor till utsatta områden; detsamma gäller också förbud att ta emot besök från de områdena. Vi avråder även medarbetare att resa privat till utsatta områden. Informationen som vi skickar ut handlar förutom om ovanstående också om hur chefer och medarbetare förväntas agera vid olika situationer om de själva eller bekanta varit i utsatta områden. De förväntas rapportera olika situationer till vår krisledningsorganisation som vi har aktiverat för att följa utvecklingen, informera och ta beslut om åtgärder. Vi följer utvecklingen nogsamt, samt riktlinjerna från Folkhälsomyndigheten och 1177.«

Fakta: MBL11 är en byrå helt specialiserad på arbetsrättslig rådgivning för arbetsgivarsidan. Sedan årsskiftet har byrån ett samarbete med Sveriges HR förening som innebär att alla föreningens medlemmar får rabatt dels på byråns tjänster och byråns utbildningar.

Text: Henrik Lenngren