Vi spenderar mycket tid på arbetsplatsen men förvånansvärt lite tid på våra faktiska arbetsuppgifter. Cirka 25 procent av tiden ägnar vi i stället åt tomt arbete, ett fenomen som innefattar allt det vi ägnar oss åt på arbetstid men som inte ingår i jobbet. Anders Rydell har fördjupat sig i det diffusa arbete som inte ingår i arbetsbeskrivningen och är aktuell med boken Arbetet på jobbet.
»Jag har velat undersöka allt det som pågår på arbetsplatsen, som stökar till det och tar tid men som inte är arbetsuppgifter.«
Ett exempel på detta är missförstånd. Anders menar att medarbetare ofta tror sig veta vad ledningen menar, men tar sig sällan tid att bekräfta det. Samma sak gäller ledningen.
»De försäkrar sig inte om att alla har förstått informationen rätt eller kontrollerar att informationen har landat på rätt sätt. Detta kan lätt leda till konflikt som tar mycket tid för hela arbetsplatsen.«
Ett annat exempel är skvaller.
»Skvaller är ett problem eftersom ingen får feedback. Många beteenden är omedvetna och om ingen får feedback på sitt beteende kan man inte heller göra något åt det. En annan bidragande faktor till skvaller är att det inte finns någon avsatt tid och plats för att prata. Då sker detta i stället i mindre grupper och bakom stängda dörrar där man pratar om varandra i stället för med varandra.«
Men det går att motverka både missförstånd och skvaller.
»Ett sätt att undvika missförstånd är att använda sig av undersökande kommunikation och ställa frågor som kräver en djupare förklaring. Ett annat sätt är sammanfattningsprincipen där mottagaren av information får återberätta den. På så sätt säkerställer man att informationen har uppfattats på rätt sätt av båda parter. Skvaller kan undvikas genom att få till en bra mötesarena där medarbetarna kan prata med varandra.«
Vilken roll spelar HR – och hur kan HR underlätta?
»Det är mer kraftfullt att ge feedback från egna erfarenheter än att agera på hörsägen. Här är observation ett ypperligt verktyg som oftast är lättare för HR att ta till. Extra viktigt nu under pandemin, så att inget flyger under radarn. Genom observation och att delta på möten uppfattas signaler från medarbetarna, och HR kan på så sätt hjälpa chefen att ge en högre grad av tydlighet.«
Text: Linnett Andersen
Foto: Freddy Billqvist