Samtidigt som Anna Bellmans nya bok, Skapa -engagemang digitalt – konsten att kommunicera på distans, släpptes så började pandemin klinga av och restriktionerna hävas. Men kunskapen boken förmedlar behövs även i ett postcovidsamhälle.
»Cisco släppte en undersökning för en tid sedan som pekade på att
98 procent av alla möten framöver kommer att vara hybridmöten. Vi måste lära oss hantera den nya verkligheten. Gör vi inte det finns risken att vi får andra klassens mötesdeltagare, vilket är lätt hänt.«
Ett annat gott skäl att bli bättre på att genomföra digitala möten är att många har vant sig vid distansarbete.
»Och väldigt många undersökningar visar att vi gillar det. Till viss del vill de allra flesta fortsätta jobba på distans.«
Anna Bellman har en bakgrund som journalist på tv och radio men jobbar i dag som kommunikationsexpert, föreläsare, utbildare och moderator. Hon skrev boken eftersom hon märkte att många digitala möten saknade två helt nödvändiga beståndsdelar: engagemang och energi.
»98 procent av alla möten kommer vara hybridmöten. Vi måste lära oss att hantera den nya verkligheten. «
»Det digitala mötet ställer mycket högre krav på oss, både mötesledare och deltagare. Jag började väldigt tidigt under pandemin att utbilda i digitala möten och i att leda på distans. Jag märkte snabbt att de som leder mötena inte vet hur de ska skapa energi eller hur de ska lyckas behålla den under hela mötet.«
I boken går Anna Bellman igenom de tio vanligaste misstagen som görs under digitala möten. Det i särklass vanligaste är att deltagarna börjar »multitaska«.
»Under digitala möten frestas vi att göra andra saker samtidigt. Det kan vi inte göra lika enkelt under fysiska möten. Under ett fysiskt möte har vi bättre koll på varandra. I det digitala är det lätt att stänga av kameran och parallellt ägna sig åt något annat.«
»Jag träffar människor i både offentliga och privata organisationer varje vecka och många säger att det är ett problem att de inte får sina mötesdeltagare att slå på kameran. Det är en av de stora utmaningarna.«
Att en deltagare slår av kameran kan i vissa fall vara en markering.
»Det kan vara härskarteknik att någon stänger av kameran när en speciell person pratar, som för att markera att den personen inte lyssnar«, säger Anna som menar att ett digitalt möte måste förberedas lika noggrant som ett fysiskt men att man måste tänka på andra saker.
»Även om vi vant oss vid att mötas digitalt märker jag att många organisationer blivit lite slöa och slentrianmässiga. De anstränger
sig inte för att göra mötena riktigt bra. För att skapa en kultur som
inte accepterar avsteg, som att folk stänger av kameran, måste vi berätta det innan. Man ska logga in i god tid och se till att allt fungerar. Det är inte okej att några loggar in fem minuter försent.«
Text: Tommy Jeppsson
Foto: Peter Cederling