Den digitala utvecklingen går i ett rasande tempo. Under pandemin har behovet av alternativa lösningar, såsom digitala möten och molnbaserad filförvaring, hjälpt till att öka transformationstakten. Sverige rankades år 2020 faktiskt som etta i världen i förmågan att tillvarata digitaliseringens möjligheter i den globala jämförelsen Network Readiness Index (NRI). ”Att Sverige toppar listan är ett kvitto på att vi har gjort rätt som satsat på en digitalisering som omfattar hela samhället”, sa dåvarande digitaliseringsminister Anders Ygeman i ett pressmeddelande.
Än så länge råder visserligen krav på att spara kvitton, reseräkningar och fakturor i fysisk form men Regeringen har föreslagit en lagändring från halvårsskiftet 2022 som skulle innebära att pappersversionerna skulle kunna kastas och enbart de digitala underlagen sparas.
– Om man inte redan har en lösning för digital hantering av denna typ av bokföringsunderlag kan det vara synnerligen klokt att skaffa det nu, säger Annica Gilbertson som är ansvarig för OpenHR, Hogias molnbaserade familj av HR-system.
Hitta rätt och ställ krav på ditt system
Vi har en förkärlek till att prioritera de tråkigaste och svåraste arbetsuppgifter när det kommer till digitalisering – fakturering, kvittohantering, tidrapportering … Vad ska man då tänka på när man väljer lösning?
– Det finns några fallgropar som man ska se upp för, berättar Hogias Annica Gilbertson. Att en lösning är digitaliserad är tyvärr inte per automatik samma sak som att den är effektiviserande. Här gäller det att säkerställa att man inte bara skaffar en massa kul appar med möjlighet att lösa enskilda behov. I värsta fall råkar man öka mängden administration då data ska fyllas i på olika ställen, flyttas mellan system osv. I kravspecifikationen bör man definitivt ha med sömlöshet, alltså att varje delfunktion samspelar med andra system med motsvarande data-behov, som ett ska-krav. Jag skulle också rekommendera att välja en molnbaserad lösning. Idag har vi vant oss vid att arbeta på distans och vi behöver därför konstant tillgänglighet, oavsett var vi befinner oss.
Medan vi som medarbetare kanske ser denna typ av administration som ”ett nödvändigt ont” har många lösningar byggt in artificiell intelligens i systemen. Detta innebär att AI, med ett aldrig sinande intresse, läser av och lär för framtiden. Systemen blir bara smartare och smartare.
– En annan oerhört viktig aspekt och ett högaktuellt ämne tycker jag är säkerheten, säger Annica Gilbertson. Här på Hogia har vi lagt ner mycket energi och arbete på detta. Våra produkter är inte bara GDPR-säkrade – de har dessutom i uppgift att hjälpa till att hålla koll på alla lagar och regler så att användaren slipper. För att en medarbetare ska kunna se exempelvis sina lönebesked krävs inloggning med lösenord eller Bank-ID. Eftersom de är molnbaserade behöver våra kunder heller inte fundera över IT-säkerheten. Den har vi koll på!
Ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet
Effektivisering i all ära, men den största vinsten i digitaliseringen är kanske miljön. Oändliga mängder papper sparas och träd kan räddas. Kostnadsbesparingarna är minst lika imponerande. I en rapport från mars 2021, beställd av större arbetsgivar- och näringslivsorganisationer, däribland bland Svenskt Näringsliv och Näringslivets Regelnämnd, konstateras att den totala kostnaden för svenska företag att skapa kvitton, fakturor och reseräkningar i pappersformat uppgår till hisnande 3,9 miljarder kronor – per år!
– Vi vill gärna att vår verksamhet ska uppfylla samtliga hållbarhetsdimensioner. De ekonomiska och ekologiska är ju uppenbara för Hogias OpenHR. Därtill har vi i samarbete med Kivra valt att skänka merparten av avgifterna i samband med utskick av digitala lönebesked till den ideella organisationen Reach for Change. Deras stöttning av lokalt entreprenörskap och banbrytande idéer som gör livet bättre för barn och ungdomar ligger helt i linje med Hogias värdegrund. Vi på Hogia är otroligt stolta att vi får vara med och bidra till detta tillsammans med våra kunder, berättar Annica Gilbertsson.
Publicerad: fredag 18 februari, 2022