Digital entré!

1. Bilda ett tvärfunktionellt team 

»Kunskapsutbytet mellan olika funktioner är bland det roligaste med digital onboarding.«

»Vad ni ska åstadkomma med den digitala onboard­ingen behöver först och främst vara väl förankrat på tvärfunktionell ledningsnivå, precis som med alla förändringsarbeten. Inled med att skapa ett litet kärnteam som representerar de största ­ansvarsområdena i onboarding – exempelvis it, fastighet, HR och ­säkerhet. 

Det kunskapsutbyte som sker mellan de olika funktionerna är bland det roligaste och mest givande med att jobba med digital onboarding, och dessutom en förutsättning för att medarbetarupplevelsen ska bli så bra som möjligt. HR-avdelningen har exempelvis kunskap om arbetsmiljön, medan it-avdelningen har koll på hur it-utrustningen kommer på plats. Men stanna inte där, ta hjälp av varandras perspektiv på alla era olika aktiviteter så att de kan digitaliseras och automatiseras och nå en så bra medarbetarupplevelse som möjligt.  

Digital tvärfunktionell onboarding möjliggör för gruppfunktioner att skapa en gemensam upplevelse för de nyanställda men att varje funktion ändå kan ta fullt ansvar för sina delar som en del av helheten. För att kunna göra det behöver ni gemensamma mål.«

2. Sätt upp gemensamma mål

»Alla som kommer i kontakt med organisationen behöver någon form av onboarding.«

»Identifiera vad som är need to have, och vad som är nice to have – både när det gäller aktiviteter, upp­levelse och uppföljning. Så kallade need to have-aktiviteter kan handla om allt från att få fram ett passerkort till att komma in i en byggnad till olika lagkrav som måste säkerställas. Nice to have kan vara presentationsfilmer av företaget eller en it-funktion för att kunna skräddarsy ett personifierat schema för de ­första dagarna. Skala ner så mycket som möjligt i ­början – allt går att bygga på senare. 

Det är viktigt att ha en agil approach och tänka ›hellre nästan rätt än helt fel‹. Våga ta små steg i taget. Ha med er att allt är i ständig förändring, så tänk inte för länge på vad ni ska göra utan börja med att implementera vissa delar direkt och se vilket resultat det får. Justera sedan processen utifrån det. 

Ytterligare en viktig sak är att inte bara tänka på anställda och konsulter utan att alla människor som ska arbeta eller komma i kontakt med företaget också behöver någon form av onboarding. Det är viktigt att det blir effektivt för de personer som ska möjliggöra onboardingen från företagets sida ­såsom ­chefer, ­administratörer och mentorer. På så sätt får man medarbetaren att känna sig välkommen, kunna lära sig mer om företaget och därmed kunna ­bidra ­snabbare. Avslutningsvis: glöm inte att det mest ­betydelsefulla är att skapa en fantastisk medarbetarupplevelse.«

»Ta hjälp av varandras perspektiv
på alla era aktiviteter så att de kan digitaliseras och automatiseras och skapa en bra medarbetarupplevelse.« 

3. Utgå från ett drömscenario

»Fokusera på slutanvändarna och hämta in deras upplevelser.«

»Våga tänk på bästa möjliga scenario för såväl den nya medarbetaren som för företaget. Man har oftast olika checklistor som använts i onboarding, och dessa är bra att ha som inspiration, men utgå inte ifrån hur det är i dag utan i stället hur ni vill ha det. Vad vill ni automatisera på sikt och vad vill ni att en människa ska utföra i onboardingprocessen? En kurs förs­ta ­dagen för att kunna hämta ut sitt passerkort skulle kunna ersättas med e-utbildning som skickas ut dessförinnan. Och i stället för att skicka medarbetaren till ett hus för att ta foto fysiskt kan det lösas med mobilen på förhand. 

Fokusera på slutanvändarna och hämta in ­deras upplevelser, men gör inte det enbart vid design­fasen utan satsa i stället på att få ständig feedback från de som använder lösningen. Genom att designa automatiska undersökningar i den digitala onboardingen är ni garanterade kontinuerlig feedback. Dessa så ­kal­lade ›feedbacklooper‹ är ett sätt att kunna säkerställa en bra medarbetarupplevelse och ett sätt för slut­användaren att kunna påverka hur de upplever den digitala onboardingen. Använd sedan det under­laget till att göra kontinuerliga förbättringar i er verksamhet.

Om inte slutanvändarna tycker att saker och ting upplevs smidigt så kommer de inte följa processerna. En princip är att både nya medarbetare och personerna som arbetar med onboarding, däribland ­chefer och administratörer, inte ens ska behöva veta eller märka att det är olika funktioner som ansvarar för olika delar i processen.«

4. Identifiera roller och faser

»Som företag handlar den här fasen om att förbereda så mycket som möjligt.«

»En av de största fördelarna med digital onboarding är att kunna nyttja tiden innan den första startdagen. Så fort rekryteringsprocessen är klar kan onboardingen sättas i gång – med en så kallad preboarding som första steg. Vanligtvis utgår man från startdag och kickar automatiskt i gång processen en eller ett par månader tidigare, beroende på hur lång tid det är mellan rekryteringen och första arbetsdagen. 

Som företag handlar den här fasen om att för­bereda så mycket som möjligt, bland annat it-utrustning, telefon och kontorsutrymme. Ur medarbetarsynpunkt handlar däremot preboardingen om att ge ett riktigt bra första intryck och välkomnande. Syftet är att få den nya medarbetaren att tidigt och snabbt känna sig välkommen och som en del av företaget och gruppen. Upplevs det smidigt och välkomnande ­skapar det en bra grund för engagemang. 

Enkla saker, som ett meddelande från chefen ­eller bilder på kollegorna, gör det personligt och kan betyda mycket. Andra saker som kan effektiviseras och läggas i den här fasen är inhämtandet av kontouppgifter för löneutbetalningar. Dela in tiden efter startdag i faser som rimmar med de aktiviteter ni behöver, exempelvis ›första dagarna‹ och ›introduktion‹.  

Digital onboarding är ett sätt att samla alla ­viktiga delar som man redan vet på förhand och låta företaget, chefen och den nya medarbetaren fokusera på vad de behöver för att utvecklas och kunna bidra till verksamheten tillsammans.«

Text: Anna Borg
Foto: Shutterstock