1. Skapa ett system
»Det går lättare att jobba mer effektivt med processerna.«
»Genom digitalisering får ni på HR-avdelningarna mer tid över för det som är väsentligt.
Fördelen med digitaliseringen är att du kan skapa mer effektiva arbetsprocesser, göra saker på nya sätt, fokusera på varje individ och skapa värde. Både internt, för kunder och samhället i stort.
En nyckel till att lyckas är effektivisering. Att effektivisera innebär att du ser över medarbetarinformationen och tittar på processerna – och försöker digitalisera dem i ett system. Den här typen av HR-system har de flesta bolag, och införandet av dessa fick fart när GDPR infördes.
Med den här typen av system går det lättare att jobba mer effektivt. För att kunna arbeta mer digitalt måste den här basen finnas.
En del organisationer och HR-avdelningar brukar säga att de är digitaliserade när de klarat av detta första steg. Därför är det svårt att bedöma vilken digital mognad en organisation befinner sig i.«
2. Se möjligheterna
»Skapa nya vägar med digitala hjälpmedel.«
»Se över vilka områden som är viktigast för din organisation – och om de går att förändra med hjälp av digitalisering. Lär du dig de nya, digitala möjligheterna kan du också förändra och skapa nytt.
Se över vad er största utmaning är, exempelvis kompetensbrist. På kompetensområdet finns nya lösningar som på nya sätt arbetar med medarbetarna: deras förmågor, framtidsambitioner och kompetenser som de använder i nuvarande roll, kanske också saker du inte vet att de kan eller vill utvecklas inom.
Ett sådant verktyg demokratiserar möjligheten att hitta varandra mellan den som har ett behov och den som vill utvecklas på ett nytt område.
Ett annat exempel är rekrytering. Ett av hindren är att du kanske inte lyckas inkludera mångfald och att processen blir personberoende.
Se över hur rekryteringsprocessen kan se ut i stället, och hur du kan använda digitala hjälpmedel för att nå nya vägar.«
3. Informationskällan
»Samla data för ett tydligt beslutsunderlag.«
»För att få fram rätt information krävs att du har digitaliserat din verksamhet till en viss nivå. Då kan du samköra information från flera håll för att skapa olika typer av beslutsunderlag. Du behöver ha samlat på dig data över tid för att kunna göra bra prognoser.
Ett exempel kan vara varför man väljer att stanna kvar på sin arbetsplats och på så sätt förstå allt från hur lönesättning och förmåner behöver se ut. Ett annat exempel kan vara att få ett beslutsunderlag för var man ska öppna sin nya fabrik då interna data kombineras med externa data.
För att ta beslut kring medarbetarna kan du inte enbart förlita dig på magkänslan, det gäller även att ha fakta och ta in båda delar. Det gäller att inte heller bara förlita sig på det som är datadrivet, det här är en informationskälla som kan hitta olika problemområden som du kan arbeta vidare med sedan.
Att verkligen ha beslutsunderlagen är viktigt – både för HR och resten av verksamheten.«
4. Digital gemenskap
»Den fysiska arbetsplatsen behövs inte för att känna samhörighet.«
»När arbetsplatsen är helt digital och du känner dig sedd och hörd digitalt med kolleger som finns överallt – då behöver du inte en fysisk mötesplats för att känna samhörighet. Du tänker digitalt direkt i allt du gör i jobbet när det handlar om att samarbeta och utvecklas som organisation. Ni känner er ihopkopplade i hur ni delar information, hur ni möts och tar hand om varandra.
Man kan jämföra det med att de som är unga i dag kan ha hela sina liv och vänner i en viss spelvärld, och där delar man allt. Fokus är på spelet, men man blir också vänner och pratar om annat, ser varandra och uppfattar hur varje deltagare mår.
Om organisationen satsar på att skapa en helt digital arbetsplats och den känns självklar blir det fysiska mötet inte lika viktigt.
Självklart behövs fortfarande fysiska möten, men då kan ni i stället satsa på kvalitativa möten och skapa värde i de stunderna ni möts.«
Text: Henrik Lenngren
Bilder: Shutterstock
