1. Gör exitsamtalet till en naturlig del av avslutsprocessen
»Förklara varför det är viktigt för er som arbetsgivare, och vad ni vill göra av resultatet.«
»Undvik slentrianmässiga exitsamtal. Det skapar otydlighet. Satsar ni på en offboardingprocess för medarbetarupplevelsen, eller för att kunna utvecklas som företag?
Huvudsaken är att göra exitsamtalet till en naturlig del av avslutsprocessen. Ställ frågorna: Varför gör ni det här? Vad är syftet? Besvara samma frågor i kommunikationen med de anställda. Förklara varför det är viktigt för er som arbetsgivare, och vad ni vill göra med resultatet. Var transparenta med hur informationen ska användas, exempelvis till förbättrande åtgärder. Det kan påverka hur mycket personen vågar säga.
Inget blir heller bättre av att sprida en känsla av ›du är ändå på väg bort, då är det onödigt att jag lägger min tid på dig‹. Offboardingprocessen kan bli lite sämre om du tänker i de banorna.
Nyttan av att ha en fungerande process är att få reda på vad som fungerar och inte. Det är en del av jobbet att förfina sitt arbetsgivarvarumärke och sitt erbjudande. Har ni gjort exitintervjuer, då har ni fakta att luta er mot. Då kan ni stämma av om det ni lovar stämmer med bilden som arbetstagare har av er. Med fakta på bordet får ni ett nuläge och kan bestämma vad ni ska jobba vidare med, vad som kan utvecklas och vad ni kanske ska sluta göra.«
2. Anpassa exitintervjun efter olika individer och deras förutsättningar
»Det finns en unicitet i hur människor vill och vågar svara.«
»Ett exitsamtal är inte ›one size fits all‹. Långt ifrån alla vill sitta och prata ut, eller vågar öppna upp och berätta vad de tycker. I själva framtagandet av exitintervjun behöver ni tänka på vilka sätt som kan passa bäst beroende på individ. Vad händer om flera slutar samtidigt, är det då bättre med anonyma enkäter? Hur går du till väga om du känner din medarbetare så väl att du vet att det är en eftertänksam person som har svårt att ge svar direkt i ett personligt möte? Då kan ni i stället låta medarbetaren reflektera på egen hand och besvara frågorna online. I andra fall lämpar sig personliga möten bäst, inte minst med dem som älskar möten och skarpa frågor.
Det finns en unicitet i hur människor vill och vågar svara i ett exitsamtal. Då behöver man tänka på olika människors personligheter och bygga in det i sin process.
Det är också viktigt att tänka kring kontexten på de svar som samlas in. Var alltid tydlig med att inte förminska någons upplevelser, även om inte alla är relevanta för utfallet av själva exitintervjun. Om ni får signaler om att någon blivit kränkt eller sexuellt trakasserad är det oerhört viktigt att agera direkt. Den typen av situationer bör genast plockas ut ur själva exitprocessen.«
3. Fundera på roller och vem som bör genomföra samtalet
»En extern part kan ibland vara det bästa alternativet.«
»Vem är mest lämpad att genomföra intervjun? Detta hänger ihop med upplevelser om hur mycket den personen som slutar vågar berätta. I vissa fall kan det vara hämmande att den närmaste chefen håller i samtalet, inte minst eftersom många frågor handlar om arbetsmiljö, prioriteringar, uppgifter och kultur. I sådana fall kan HR-ansvarig vara mer lämpad att utföra intervjun. Det hänger på vilken roll HR har på företaget, företagskulturen samt vilka frågeställningar som varit aktuella.
Våga tänk utanför företaget om det krävs. En extern part kan ibland vara det bästa alternativet – särskilt om ni tidigare har haft problem inom verksamheten. Det är också viktigt att tänka igenom vad man har för roll efter att intervjun är färdigställd. HR behöver ha en analys och åtgärdsroll. Vad säger underlagen? Finns det mönster som ni kan börja agera på? Vilka åtgärder är aktuella och hur ska det adresseras till ledningen? För HR är exitsamtal viktigt som underlag när man ska prata om förändringar med ledningen. Det kan också vara enklare att ta upp svåra frågor med ledningen när man har belägg för det man tar upp – vilket man ju får genom exitintervjuerna.«
4. Uppmuntra till ärliga svar
»Anonyma enkäter är ett bra sätt i sammanhanget.«
»Det finns en problematik i att säga upp sig och samtidigt vilja ha goda vitsord – och då inte våga yppa allt man vill ha sagt om företaget. Det är jobbigt att kritisera, och på den svenska arbetsmarknaden har vi lättare att ge ros än ris till varandra. Ni behöver vara ärliga när ni samlar in informationen: förtydliga att ni behöver den och att ni vill fokusera på era tillkortakommanden. Anonyma enkäter är ett bra sätt i sammanhanget. I face to face-möten är det förstås svårare, men ni måste även klargöra att ni vill ha reda på både positiva och negativa saker. Ärliga svar är ert enda sätt att bli bättre framöver.
Tänk också på lagring och vad som gäller när ni ska spara personuppgifter. Uteslut gärna personuppgifterna, det är sällan relevant att få med.
Som HR-funktion gäller det att inte fastna i att någon sagt upp sig och att ni måste hitta en ersättare. Kom ihåg att den sista upplevelsen på företaget färgar individens tankar kring företaget och arbetsgivarvarumärket. Många som slutar upplever att ›jaha, nu är jag här men bortglömd‹. Ta hand om personen och hens åsikter om företaget hela vägen. För med handen på hjärtat: Hur sugen är man att återvända till ett företag om ingen brydde sig den sista tiden?«
Text: Henrik Lenngren
Bilder: Shutterstock
