1. Ge riktad återkoppling
»För att utveckla kompetens krävs inte bara tid, utan också målinriktad och medveten träning.«
»Återkoppling hjälper oss att förstå hur vi kan gå från hur vi gör nu till hur vi vill göra. Den gör det tydligt vad som fungerar och vad som behöver bli bättre, och pekar ut rätt väg till förändring.
Den svenske psykologen K. Anders Ericsson blev världsberömd för den så kallade 10 000-timmarsregeln, som indikerar hur lång tid det tar för att nå expertis inom ett område. Han har dock betonat att regeln ofta missförstås. För att verkligen utveckla kompetens krävs inte bara tid, utan också målinriktad och medveten träning, eller ›deliberate practice‹ som det också kallas. Återkoppling är nyckeln i denna process och ger en klar och tydlig vägledning som hjälper mottagaren att förstå vad som behöver förbättras eller stärkas. Detta gäller oavsett om återkopplingen sker i ett träningssammanhang eller förmedlas av en chef till en medarbetare.«
2. Anpassa tonen
»Hur välformulerad återkopplingen än är kan den ändå tolkas som kritik eller klagomål.«
»Återkoppling kan vara mycket känsloladdat, och hur man uttrycker sig är avgörande. Det är viktigt att vara medveten om tonen för att undvika att feedbacken tolkas som kritik. Genom att använda en konstruktiv och positiv formulering kan man skapa en miljö där återkopplingen uppfattas som framåtriktad och utvecklande snarare än som att peka ut fel och brister hos personen. Det är dock viktigt att komma ihåg att oavsett hur välformulerad återkopplingen än är kan den ändå tolkas som kritik eller klagomål. Många uttalanden är dubbeltydiga och kan vara svåra att undvika. Ett råd om hur något skulle kunna göras annorlunda antyder att det inte var bra från början, och en påminnelse om att något skulle kunna glömmas bort. Därför bör man vara uppmärksam på hur mottagaren tar emot feedbacken och förstå att den kan tolkas på flera sätt.«
»Återkoppling hjälper oss att förstå hur vi kan gå från hur vi gör nu till hur vi vill göra.«
3. Fokusera på handlingar, uppgifter eller självständighet
»Beteendet är i fokus, inte personen, vilket skapar en mer professionell och objektiv diskussion.«
»En av de grundläggande principerna när det gäller återkoppling är att undvika att göra det personligt. I stället bör fokus ligga på specifika åtgärder, arbetsuppgifter eller graden av självständighet. Att rikta återkopplingen på detta sätt minskar risken för att den uppfattas som kritik. Till exempel, i stället för att säga ›du är inte tillräckligt noggrann‹ kan man formulera det som ›här är några områden där uppmärksamheten på detaljer kan förbättras‹. På så sätt blir det tydligt att det är beteendet som är i fokus, inte personen, vilket skapar en mer professionell och objektiv diskussion om förbättringar. Det tydliggör att återkoppling primärt har en framåtriktad funktion och inte används för att påtala fel.«
4. Tänk på sammanhanget
»En lugn miljö minskar risken för defensivt beteende och främjar konstruktiv dialog.«
»Sammanhanget är viktigt när du ger återkoppling. Till exempel: påpekanden som är okontroversiella under en körlektion blir provocerande då de sägs av en medpassagerare. Rollerna är tydliga under en lektion med en trafikinstruktör, där kommentarer om fel och misstag ses som en del av utbildningen. Men när en medpassagerare ger feedback är syftet inte lika klart. Även om det är avsikten att hjälpa till kan kommentarer om hastighet, avstånd eller vägkanten uppfattas negativt.
Dessutom är tajmningen avgörande. Att ge feedback direkt efter händelsen är effektivt, men det är också centralt att välja en tidpunkt där mottagaren är mottaglig. En lugn, privat miljö minskar risken för defensivt beteende och främjar en konstruktiv dialog.
Återkoppling har en vital funktion i de flesta organisationer, men det kan också vara en källa till frustration och osäkerhet. Genom att förstå och vara medveten om några grundläggande principer kan återkopplingsprocessen bli mer effektiv och positiv för alla inblandade parter.«
Text: Henrik Lenngren
Bild: Shutterstock