»›Du har gjort en antipilot‹, sa Martina till mig en dag«, berättar Thomas Lundgren.
Det var en arbetsuppgift han testat att rensa ut. I motsats till pilotprojekt, där nya idéer testas i liten skala, fokuserar antipiloter på att tillfälligt avlägsna uppgifter för att utvärdera effekterna av deras frånvaro. Att sluta göra saker, helt enkelt.
Tomelilla kommun var först med metoden och helsingborgarna har tagit det till nästa nivå – med en tävling.
»Vi har använt antipilot som en tävling. Det blir helt enkelt lite roligare när man tävlar mot varandra«, säger Martina von Trampe, innovationsledare på stadsbyggnadsförvaltningen.
25 000 kronor har legat i potten för den med bäst sluta-göra-idé för kommunens stadsbyggnadsförvaltning. Tävlingsledare är Thomas Lundgren, till vardags förvaltningens ekonomichef. Han betonar vikten av att reflektera över och effektivisera arbetsprocesser, särskilt i offentlig förvaltning där resurserna är begränsade.
»Antipilottävlingen hjälper oss att vara kreativa och blir ett sätt där vi tränar oss på att komma med nya idéer om effektiviseringar i vardagen.«
Det är lättare att påbörja något nytt än att sluta med gamla vanor, påpekar de.
»Vi människor vill ofta vara duktiga och fullfölja saker. Nu vill vi få en kultur av sunt ifrågasättande och reflektion över vad vi gör«, säger Martina von Trampe.
Ett område som förvaltningen prioriterar är att se över stadens data. Dit hör information om stadens träd som i dag finns samlat på flera håll. Idén är att skapa en mer driftsäker och tillförlitlig informationsdestination än i dag. Genom att ta bort en av databaserna slipper den underhållas och medarbetare behöver inte längre söka information på fler ställen.
Men genom antipilotprojektet får de också in förslag från medarbetarna på mindre arbetsuppgifter att rensa i.
»Ett exempel var ett mejl som förvisso bara tog ett par minuter att skicka ut, men som innebar problem för många ifall personen som gjorde det exempelvis blev sjuk«, säger Thomas Lundgren.
Onödigt, manuellt arbete som redan finns i olika system är en favorit att rensa bort. Från början satta på plats för att ha ›både hängslen och livrem‹, som Thomas Lundgren uttrycker det.
»Ska man vara strikt med antipilotkonceptet, får man inte lov att ta bort något för att ersätta med något annat. Ytterst handlar det förstås om att vi ska skapa värde för medborgarna, och vi har lyckats ta bort saker som inte skapar något värde«, säger Thomas Lundgren.
I en förvaltning full av komplexa processer har det även visat sig viktigt att analysera konsekvenserna av en antipilot. Ibland visar det sig att en arbetsuppgift mindre för en person, innebär betydligt mer arbete för en annan, berättar de. Men misslyckade antipiloter är lätta att åtgärda.
»Om önskad effekt uteblir, så är det bara att återgå till det som var innan. Det är inte mer komplicerat än så«, säger Martina von Trampe.
Text: Sofia Hallström
Foto: Peter Westrup