»Det här har varit min absolut största utmaning någonsin«, säger Martina Smedman med eftertryck när vi möts på Postnords huvudkontor i Solna en tidig vårförmiddag.
Men det var just det som lockade henne att för snart sex år sedan tacka ja till tjänsten som HR-direktör för den ledande svensk-danska brev- och paketleverantören.
»När koncernchefen Annemarie Gardshol berättade om förändringsresan de påbörjat och att hon ville att jag skulle skapa en modern, mer affärsnära HR-organisation, lät det superspännande. Men jag ska ärligt säga att jag var lite naiv. Jag tänkte nog som många: Hur svårt kan det vara att köra paket från A till B?«
Hon ler och säger: »Nu har jag verkligen förstått att det är svårt på riktigt.«
Men att ta sig an utmaningar och driva förändring är inget nytt för Martina Smedman. Faktum är att hon knappt hann gå ut personalvetarprogrammet i Linköping i början av 90-talet innan hon fick smaka på det i sitt extrajobb. En karriärstart som skulle prägla hela hennes yrkesliv.
»Jag är svagströmstekniker i botten, men gick personalvetarutbildningen för att jag tänkte att det kanske var något för mig – jag tycker om att få människor att växa, utvecklas och nå sin fulla potential. Parallellt med studierna arbetade jag som larmoperatör på Securitas Direct, som då var ganska nystartat. En dag fick jag plötsligt frågan om att bli försäljningschef. Jag hade varken sålt eller varit chef, men tackade ja med villkoret att jag också fick HR-ansvar, för det var ju det jag läste.«
Med sig fick hon dyrbara erfarenheter:
»Jag upptäckte hur roligt det är att driva förändring och framför allt vikten av att HR jobbar nära affären.«
Skapa förutsättningar för att ge ansvar
Martina Smedman kom sedan att vara på flera företag som HR-chef eller försäljningschef, framför allt teknikbolag som Microsoft, Cisco, Oracle och it-konsultbolaget Evry. På flera av dem var hon med om transformationer och omorganisationer. Men det som nu väntade på Postnord var något helt annat.
»Postnord stod inför en jätteförändring i samhällsuppdraget att leverera brev. I och med människors förändrade köpbeteende på nätet började försändelserna byta form till paket och det accelererade kraftigt.«
Det 400 år gamla företaget behövde lämna de statiska slingorna som brevbärarna åkt – på den allt växande, volatila marknaden krävdes det att de blev betydligt mer dynamiska och snabbfotade.
»Det innebar en gigantisk transformation. Bland annat införde vi varannan dag-utdelning, vilket var en stor process, både praktiskt och organisatoriskt.«
Samtidigt dök flera konkurrenter upp. Något som eskalerade då pandemin kom och e-handeln sköt i höjden.
»Ska du driva förändring måste du vara ute i verksamheten och prata med människorna. Under pandemin kunde jag inte göra det, vilket var en utmaning.«
Men hon hade hunnit åka ut till de stora regionerna och initiera ett kulturprojekt. Syftet var att förstå vad som bör behållas och vad som ska förändras i företagskulturen när Postnord nu ska bli ett paketbolag.
»Det finns exempelvis så mycket stolthet hos medarbetarna i att alltid leverera, den var jag noga med att vi inte skulle tappa.«
Martinas uppdrag var samtidigt att förändra den då traditionella och väldigt administrativt belastade HR-organisationen.
»HR hade ett uppdrag som de levererade jättefint på, men det var ett reaktivt arbetssätt. Det fanns heller inga förutsättningar att jobba annorlunda eftersom det inte fanns någon teknik«, säger hon och förklarar:
»Jag minns när vi skulle göra en omorganisation och jag frågade vilken knapp jag skulle trycka på för att skriva ut las-listorna. De skrattade så att de skrek. Jag kom från it-branschen, jag var van vid att man går in i systemen och trycker på en knapp för att få ut det man behöver. Här fanns ingen knapp. Det fanns inte ens ett HR-system. Jag insåg att tekniken är en grundförutsättning för att vi ska kunna bli en mer värdeskapande HR-organisation. Vi måste skapa förutsättningar för att ge mer ansvar till cheferna så de kan fatta kloka beslut, men också för att HR ska kunna leverera.«
Genom att införa en ny teknisk plattform kunde HR:s roll gå från reaktiv till proaktiv.
»Chefer ska kunna ta ut egna rapporter, exempelvis om sjukfrånvaro, medan HR kan hjälpa till att analysera vad sjukfrånvaron beror på. På så sätt kan hela verksamheten bli mer effektiv.«
Ut i verkligheten
Det är sällan en bekväm situation för medarbetarna i ett företag som genomgår stora förändringar, och när det berör så många som 20 000, som på Postnord, är det milt sagt en utmaning.
»Ja, det är en ganska smärtsam process. I en stor organisation är det därför så viktigt att medarbetarna känner ägarskap och förstår visionen, att var och en är en viktig kugge.«
När pandemin avtog uppmuntrade Martina sina medarbetare inom HR-funktionen att lämna kontoret och åka ut till verksamheten, dess distrikt och terminaler för att möta människorna, lyssna in och prata med dem. Något hon även själv är noga med att göra.
»Det är fundamentalt för mig. För att kunna stötta affärsledningen, verksamheten och cheferna på bästa sätt måste jag förstå vad medarbetarna gör och vilka utmaningar de möter. Utan den insikten får vare sig jag eller HR-funktionen någon trovärdighet.«
Under transformationsresan tog man också hjälp av Influence People – ett managementkonsultföretag som fungerar som en strategisk partner i utveckling av den mänskliga dimensionen i organisationer.
»Styrkan i Influence Peoples program är att alla fick en gemensam bild av vart vi ska och att alla tog ansvar för att nå dit. Därmed spelade de en central roll i att hantera hela processen, inklusive implementeringen av nya system som HR- och workforce management-system, samt i att stötta förändringsledningen. Deras hjälp var avgörande för att samordna och genomföra både de tekniska och organisatoriska förändringarna.«
Vad har varit den största utmaningen i din roll under de här åren?
»Att inte vika från företagsvisionen, utan att hela tiden repetera vart vi ska. Det är så lätt att bli neddragen i det operativa och fastna i de gamla processerna och systemen, för det är ju vad folk förväntar sig. Verksamheten behöver engageras hela vägen ner och då måste fokus ständigt ligga på visionen, utan att tappa det operativa.«
Hon beskriver HR som en katalysator i transformationsresan.
»HR har haft en avgörande roll i att värna om värderingarna, skapa verktyg och processer och samtidigt öka tempot. Vi lever väldigt nära verksamheten och har hela tiden fokus framåt, var är vi om fem år? Samtidigt har vi byggt oss själva och fått ett nytt mindset.«
Hur lyckades ni med det?
»Jag tror väldigt mycket på att engagera hela vägen ut. Med sju chefsnivåer och att vara på 400 orter funkar det inte att sitta centralt på huvudkontoret och bara titta på Powerpointbilder. Nu var jag lite raljant, men det har varit viktigt med ett jättetajt samarbete och bra kommunikation.«
En nyckel är att HR har flyttat sig närmare ledningen. Är det något du tror är nödvändigt för HR generellt i dag och i framtiden?
»Ja. Jag ser också att HR tar en annan plats i företagen nu och det gläder mig för att HR har en sådan central roll. Det är otroligt viktigt att vi får komma med våra perspektiv och presentera dem utifrån vad affären och verksamheten behöver. Därför behöver vi vara nära ledningen, inte i ett hörn vid sidan om.«
Vad är det viktigaste du lärt dig av den här resan?
»Att våga hålla i visionen och att våga vara transparent. Och att fira segrar. Annars blir det en väldigt tung resa. Den ska vara jobbig, men framför allt spännande och rolig.«
Det är ingen tvekan om att Martina trivs i stormens öga och att hålla många bollar i luften. Men återhämtningen är avgörande, och den finner hon hos sina hästar hemma på Rådmansö, öster om Norrtälje.
»Ridningen är mitt andningshål. Jag reflekterar när jag mockar och sopar skit. Men när jag rider måste jag släppa allt och ha fokus – den kombinationen hjälper mig nog att lyckas. Sedan har jag en fantastisk make, underbar familj och två barnbarn som ger mig mycket glädje.«
Hon blickar ut över den stora terminalen. Efter fyra år har fundamenten lagts i Postnords stora förändringsresa.
»Det är absolut det svåraste jag har gjort. Jag är så stolt, tacksam och imponerad över hela min HR-organisation som varit så galet duktiga i denna förflyttning. Det finns mycket kvar att göra, men nu har vi gjutit grunden, en riktigt solid grund. Så nu jäklar kommer vi!«
Text: Elin Liljero Eriksson
Foto: Karl Nordlund