Orklas nya huvudkontor i Malmö är en modern kontorsdröm: Tyst, snyggt och nästan pappersfritt. Det är svårt att tro att här jobbar 300 personer, de verkar mycket färre när vi vandrar runt i de genomtänkt designade och sinsemellan mycket olika miljöerna.
Nytänkandet börjar redan i entrén som är en kombo av kvarterskrog och matbutik – och inte alls signalerar multinationellt företag. Det doftar nybakade scones. Det ska märkas direkt att man kommit till ett livsmedelsföretag. Allt i butiken kommer från Orklas 18 olika varumärken.
Orkla Foods Sverige bildades 2014 genom sammanslagningen av Abba Seafood, Procordia och Frödinge som alla ägdes av norska Orkla. Det svenska huvudkontoret låg i Eslöv men efter sammanslagningen fattades beslut om att flytta till Malmö och börja om från noll med lokalerna.
I Eslöv satt man i cellkontor, spridda i olika byggnader. För att öka kontakten mellan avdelningarna, främja idéflödet och hitta synergier tänkte man sig – ett kontorslandskap.
»Det var tur att den idén inte blev verklighet«, säger Camilla Benckert, HR manager och projektledare för flytten.
»Vi fick ritningarna och insåg att alla skulle sitta öppet och jobba i grupper om 10–15 personer. Forskning visar att det är då man stör varandra som mest.«
Projektgruppen gav sig ut på studiebesök och fastnade för den aktivitetsbaserade modellen, även kallad ABW-kontor. Ingen har en fast arbetsplats, man väljer utifrån dagens eller stundens arbetsuppgifter.
På Orkla skapades fyra zoner, döpta efter de fyra elementen. Alla zoner har både öppna ytor, mötesrum och telefonrum.
Kreativa mötesplatser är inredda med jordnära färger, växter och naturmaterial. På väggar i kork kan man nåla upp inspirationsmaterial och anteckningar.
Vatten är zonen för arbete som kräver medelhög koncentration. Man kan föra dämpade samtal. Luft är för fokuserat enskilt arbete. Här är det helt tyst, färgsättningen är neutral, intrycken få – och här ryker argumentet att man behöver sitta hemma då och då »för att få jobba ostörd«.
Mitt i lokalerna finns det interaktiva området Eld för den som gillar att jobba där alla passerar. Här får man tala högt, till och med spela musik. Färgerna är starka och intill ligger lunchrummet med kontorets enda kaffestation.
Det aktivitetsbaserade arbetssättet frigör yta till annat än bara traditionella arbetsplatser och mötesrum. På Orklas kontor finns mysiga »vardagsrum« med konferensbord med vita markeringslinjer som snabbt kan förvandlas till pingisbord.
Det är clean desk policy som gäller. Skrivbordet ska tömmas varje dag. Alla medarbetare har skåp för sina saker. Det rymmer lika mycket som, tja, en papperskasse från mataffären. Ajöss med pelargoner och familjefoton.
Fördelarna med det aktivitetsbaserade arbetssättet är flera: Man är inte låst till sin grupp. Flexibiliteten underlättar snabba och tillfälliga samarbeten. Man får ökad insyn i andra avdelningars verksamhet. Det är enkelt att välja arbetsmiljö efter sina arbetsuppgifter men också efter sin personlighet. Vissa blir stimulerade av liv och rörelse, andra har svårt att skärma av. För introverta är kontorslandskap en ren plåga.
Nackdelarna är en minskad känsla av grupptillhörighet. Det är svårt att hitta varandra i lokalerna. Mejl och chatt får ersätta många snabba muntliga avstämningar som kunde ha varit effektivare. Man kan dock lokalisera folk via chattfunktionen som känner av var alla befinner sig.
»Man kan bli ensammare i den här miljön. Man kanske får vänta till måndagsmötet med att prata av sig om en jobbig situation som man kunde ha avbördat sig direkt om man suttit funktionsvis«, säger Camilla Benckert.
Onboardingprocessen blir annorlunda. Rörligheten gör det svårare för en nyanställd att orientera sig. Kollegorna får ta fadderansvar, kanske hålla ihop de första dagarna.
Det är svårare att vara chef på det flexibla kontoret. Studenter vid högskolan i Lund har intervjuat chefer på Orklas nya Malmökontor som bland annat pekar på att det kan vara knepigt att fånga upp om någon inte mår bra. Samtidigt som det blivit smidigare att samarbeta över avdelningsgränser har det blivit lite mindre smidigt inom gruppen när man sitter utspridda och kommunicerar mer digitalt. Det aktivitetsbaserade arbetssättet kräver ett större självledarskap.
Fördelarna är dock vida större än nackdelarna, menar Camilla Benckert. Det nya arbetssättet är nödvändigt när man jobbar snabbrörligt.
»Det är 3,5 mil mellan Eslöv och Malmö men vi har gjort en kulturresa som är betydligt längre«, säger hon.
»Fast många workshoppar blev det på vägen.«
–––
VERKTYGSLÅDA FÖR FÖRÄNDRING
10 viktiga steg enligt Camilla Benckert.
1. Kartlägg. Stämmer den egna bilden av nuläget?
Camillas kommentar: »Vi gjorde mätningar med Workplace Analytics, WPA. De visade att vi satt vid skrivborden 60 procent av arbetstiden. Resten av dagen stod de tomma. Nu fick vi bekräftat att ett aktivitetsbaserat kontor skulle gynna de flesta av oss.«
2. Sätt upp mål. En flytt är ett tillfälle att även göra andra förändringar. Dock inte hur många som helst. Bestäm vad ni vill uppnå.
Camillas kommentar: »Vi började med en vision. Vad vill vi med flytten? Jo, skapa tillväxt, jobba hållbart, att det nya kontoret ska spegla vår kultur. Konkret ville vi bli effektivare, bryta invanda mönster, öka idéutbytet och höja engagemanget.«
3. Analysera. Vad har vi för olika arbetssätt? Vad har vi för olika personlighetstyper och hur stora är dessa grupper? Vad behöver förändras i processer och rutiner för att få det nya att fungera?
Camillas kommentar: »Utifrån arbetssätt och personligheter skapade vi de fyra zonerna. När det gällde rutinerna bestämde vi att vi bara skulle ha de papper lagen kräver. Utvecklingssamtalen överfördes till ett digitalt verktyg, blanketter, anteckningar, planering och kalendrar blev digitala. En liten nackdel: när man skrotar anteckningar på papper, sitter folk i stället med sina datorer på möten och man vet inte om de är med i mötet eller gör något annat.«
4. Informera. När du själv tycker att du har informerat grundligt har du bara börjat.
Camillas kommentar: »Vi gick ut på varje avdelning flera gånger för att berätta om projektet och förklara varför vi genomför förändringen. ›Varför‹ är nyckelordet. Andra företag, som redan jobbade aktivitetsbaserat, kom och föreläste. Alla som ville fick göra studiebesök på sådana arbetsplatser. Det var inte så många som utnyttjade det, men möjligheten fanns. Vi hade ett nyhetsbrev som hette FlyttNytt.«
5. Involvera. Det höjer engagemanget.
Camillas kommentar: Vi utbildade alla chefer i att bli förändringsledare. Hur leder man i en aktivitetsbaserad miljö? Hur förbereder vi oss? Alla fick med ett utbildnings-kit till sin grupp.
6. Lyssna. Människor behöver processa ny information. Då uppstår nya frågor och funderingar. Ta dig tid att lyssna så att medarbetaren blir hörd och du själv kan dra nytta av inputen.
Camillas kommentar: »Vi utsåg en ambassadör på varje avdelning som samlade in frågor. Alla skulle få vara med och tycka till.«
7. Glöm inte entusiasterna. Det är lätt hänt att fokusera på de oroliga och glömma dem som ropar: »Ja, vi kör!«
Camillas kommentar: »Flyttplanerna möttes av allt från jubel till frustration och tårar. Det visade sig att de avdelningar som var mest negativa, blev de som jobbade mest med change management och som sedan trivdes bäst.«
8. Ledningen ska med. Om inte toppcheferna visar att de tror på det aktivitetsbaserade arbetssättet är det svårt att övertyga andra.
Camillas kommentar: »Cheferna fick gå igenom sina farhågor och vi benade ut dem. Hur troligt är det att någon obehörig ska få syn på saker man har uppe på sin skärm? Hur stor del av arbetstiden ägnas egentligen åt hemliga saker? De får förläggas till något av de avskilda rummen, resten av tiden sitter man bland de andra.«
9. Utvärdera. Återigen – stämmer magkänslan med verkligheten?
Camillas kommentar: »89 procent är mycket positiva till vår arbetsmiljö mot 40 procent innan vi flyttade. Medarbetarna är stolta över den förändring vi genomfört. Samarbetsgraden har ökat tack vare kontoret. Känslan är att det har blivit lättare att rekrytera, vilket är så positivt för kompetensförsörjningen.«
10. Följ upp. En förändring görs inte en gång för alla.
Camillas kommentar: »Vi har tillsatt en arbetsgrupp som heter Trivas tillsammans och som ansvarar för att den nya arbetsplatskulturen bevaras och utvecklas.«
Text: Lisbeth Lundahl
Foto: Peter Westrup
