1. »Krig och fred«-mejlet
Stressig dag och mitt i allt får man ett mejl som är vindlande långt OCH viktigt. Det är det fruktade Krig och fred-mejlet. Långt och invecklat som en Tolstojklassiker.
Gör så här: Uttryck syfte och förväntningar. Använd punkter och styckeindelning. Använd ämnes-raden!
2. Ducka frågan-mejlet
Ett av de mest förvirrande och frustrerande mejlen är när två eller flera mottagare avkrävs enskilt agerande och ansvar. Faller ofta mellan stolarna: »Jag trodde att han/hon tog tag i det.«
Gör så här: Om du mejlar flera personer, försök föreslå vem som ska hålla i uppdraget. Om du letar efter frivilliga, uttryck det tydligt och sätt ut ett svarsdatum.
3. Icke-svaret
Svarsmejlet som inte besvarar de frågor som ställdes i första mejlet är något av det mest irriterande. Svar och information är ju hela poängen med att mejla.
Gör så här: Markera eller numrera dina frågor. Eftersom vissa medarbetare har begränsad koncentrationsförmåga kan det vara bäst att formulera en eller två frågor per mejl.
4. Tuff bakom skärmen-mejlet
Mejl späckade med sarkasmer och skällsord, uppenbart formulerade av någon som borde ha tagit ett snack per telefon eller ansikte mot ansikte, är aldrig bra. Det är lätt att vara modig vid tangentbordet, och många av oss har fyrat i väg ilskna mejl. Återverkningarna kan bli betydande och långvariga.
Gör så här: Gör ett utkast, sov på saken och gå igenom formuleringarna innan du skickar i väg mejlet. Eller allra bäst: skippa mejlet och be om ett möte för att reda ut saken -ansikte mot ansikte.
5. Orkar inte prata-mejlet
Sanningen är att människor mejlar för att slippa prata. Men mejl kan trassla till situationer som lätt hade retts ut över telefon, videochatt eller ett vanligt möte. Ett mejl som bara syftar till att undvika kontakt leder oftast ingen vart.
Gör så här: Undvik instinkten att genast mejla. Om frågan är komplicerad, brådskande eller känslig, ring upp.
Källa: Forbes
Publicerad: måndag 19 april, 2021