»Kollektiv intelligens är kärnan i samarbetet, hur vi integrerar kunskap i en grupp«, säger Alexander Löfgren, konsult och tidigare forskare på KTH.
I sin nya bok Smart samarbete – mot meningsskapande mikrosystem avmystifierar han begreppet kollektiv intelligens och förklarar hur vi kan bygga samarbeten smartare.
»Det är ett akademiskt begrepp som beskriver hur vi tar till vara kunskap tillsammans för att fatta rätt beslut och omsätta till koordinerade handlingar. I slutändan handlar kollektiv intelligens om att bäst idé vinner. Alla framför sina perspektiv och kommer med kunskap, vi utmanar varandra och tillsammans vaskar vi fram de bästa idéerna.«
Enligt Alexander Löfgren är den vanligaste missuppfattningen kring samarbete att vi förväxlar det med grupparbete, som i grundskolan. Att arbeta i grupp är att dela upp en uppgift och jobba var och en individuellt på var sitt håll. Möten används för att synka och samskapa saker.
»I stället för struktur och organisationsschema så kan vi tänka mer på där samarbete uppstår. Vad ska vi göra, hur får vi det gjort?«
Mikrosystem är ett alternativt sätt att se på en organisation. Planer, policyer och processer som vi är så angelägna om att skapa när vi bygger organisationer – det är också strukturer som kan sätta krokben. Vi missar ofta det viktigaste, samarbetsskickligheten.
»I stället för struktur och organisationsschema så kan vi tänka mer på där arbete och samarbete uppstår. Vad ska vi göra, hur får vi det gjort? En organisation är summan av alla samarbeten och varje samarbetssituation är ett mikrosystem.«
Poängen med boken är att smart samarbete måste vara såväl skalbart som avskalat. Det senare kan ske med hjälp av minnesregler. En enkel repeterbar sådan är ”fyra F” – förväntningar, förutsättningar, förverkligande och förbättringar. Utan dessa fyra finns risk för att samarbetet stannar upp. En annan minnesregel är akronymen BRUM, som kan användas för att identifiera alla beroenden vi har till vår omvärld i ett samarbete: beslutande, rådgivande, utförande och mottagande.
»Boken handlar inte om att kasta ut alla strukturer – det vore vansinne! En balans mellan kontroll och kreativitet behövs, men varierar beroende på typ av verksamhet, bransch och marknad.«
Ett exempel på en organisation som tagit till sig detta på ett bra sätt kallas i boken för Bostadsbyggaren. Företaget har en idé om vad de bör arbeta med centralt. Grundläggande styrning skapar tydlighet och riktning, och sedan jobbar organisationen från ett lokalt plan. Resultatet blir en fin mix av bolagsstruktur och lokalt entreprenörskap.
I dag är vi mer specialiserade, såväl organisationer som individer, men också mer beroende av varandra för att lyckas. Organisationer lägger cirka 50 procent mer tid på samarbete än för 20 år sedan – och en allt viktigare uppgift för HR är att skapa samarbetsarenor och underlätta smarta samtal. Det handlar inte minst om att motivera till samarbete, vilket även ökar arbetsglädjen.
»Då förstår vi syftet, hur vi själva kommer till vår rätt och får helheten att fungera. Har vi ett gemensamt motiv för uppgiften så blir vi mer angelägna om att skapa värde ihop.«
Text: Hedvig von Mentzer
Foto: Peter Cederling