Hur kommer det sig att ni gjort en studie om svenska organisationers möten?
»Jag vill rädda världen från tråkiga och ineffektiva möten. Många säger att de vill ha fler effektiva möten utan att riktigt kunna definiera vad ett sådant är. Som mötesnörd ville jag gå till botten med detta och initerade därför en studie 2019. Nu har vi följt upp den med en ny studie där vi även tittat på vad svenska tjänstepersoner tror om sina möten framöver, efter att restriktionerna med covid-19 har lättat.«
Hur har mötesvanorna förändrats under pandemin?
»Vi har lärt oss att det ofta funkar utmärkt att mötas digitalt. Innan pandemin var det många som såg det digitala formatet som en omöjlighet. Nu arrangerar vi både stora och små möten som i många fall är mer effektiva och bättre. Sedan finns ju olika syften med ett möte. En del möten funkar bra digitalt, andra inte. Det som hänt är att vi tappat det spontana och informella mötet, som tidigare uppstod i korridoren eller vid kaffemaskinen. Det har lett till att exempelvis chefer planerar in möten bara för att hålla koll på hur medarbetarna mår. Sådant klarade vi utan formella möten tidigare.«
Hur kommer det att se ut i framtiden?
»Vi kommer att värdesätta våra fysiska möten på ett helt annat sätt än vi gjorde tidigare. När du har bestämt syftet för ett möte kan du avgöra om det passar bäst som digitalt möte, hybridmöte eller fysiskt möte. Den nya studien visar att vi kommer ha färre externa besökare i våra egna lokaler och att fysiska möten prioriteras för teambuilding och sociala aktiviteter som bygger gemenskap. Genom att ses fysiskt emellanåt blir också de digitala mötena mer effektiva.«
Vad gör vissa möten bättre än andra?
»Ett effektivt möte har ett tydligt syfte, börjar i tid, har en tydlig mötesledare och slutar i tid med konkreta slutsatser. Det handlar om att SURFA genom sina möten – en akronym som står för struktur, underlag, rätt personer, fokus och avslut.«
Blev mötena mer konstruktiva under pandemin?
»Jag är inte säker på det, men många verkar ha förstått hur viktigt det är med tydlighet och agenda. Nästan allt som är dåligt under ett fysiskt möte blir ännu sämre digitalt. Har du ingen mötesledare som kan fördela ordet i ett fysiskt möte kan det ändå fungera hyfsat om vi hjälps åt och läser varandras kroppsspråk. Vi kan tona in varandra på ett helt annat sätt. I det digitala mötet blir det katastrof om ingen fördelar ordet. Mötesledare ska bjuda in den som inte kommer till tals och säga stopp till den som pratar för mycket. Så struktur är viktigt. Jag upplever att det pratas om detta på ett annat sätt i dag jämfört med innan pandemin.«
Text: Tommy Jeppsson