Hur digitaliserar man HR-processerna i ett bolag där 75 procent av medarbetarna befinner sig ute hos kund med hammare eller pensel i hand och inte en dator? Fråga Linn Byström. Hon är chief people officer på det unga men snabbt växande hantverksföretaget Dryft.
»Dryft är en otroligt personalintensiv organisation«, säger Linn Byström som har en bakgrund bland annat som HR-chef på Epidemic Sound och är van vid att driva digitala förändringsresor.
»Det här är en bransch där man fortfarande använder papper och penna och traditionellt sett söker målgruppen jobb via kontakter. När jag kom in på Dryft kunde jag se att vår förvisso digitaliserade rekryteringsprocess ofta stannade på intressestadiet. Vi hade många besökare på vår karriärsida och i annonser, men konverteringen till ansökan hade låga siffror.«
Varför?
»Många hantverkare har inte ett cv – och definitivt inte i mobilen, det har inte ens jag – och det blev alltså exkluderande. Så vi valde att ta bort krav på cv och ställde i stället några grundläggande frågor. Till min stora glädje kunde vi snabbt se att konverteringssiffrorna ökade något enormt. Den insikten blev som ett startskott för mig: ›Vad mer kan vi förändra?‹«
»Att säga ›vi är väldigt digitala‹ kan låta avskräckande för vår målgrupp. Så det jag har lärt mig är att våga bryta ner det: ›Vi är digitala för din skull‹.«
Det första Linn Byström och hennes peopleteam sprang på var att kartlägga Dryfts medarbetarresa, med fokus på hantverkarna. De behövde snabbt få koll på var en »wow-känsla« skapas och var utmaningarna fanns. Då kunde en plan för hur digitaliseringen kan göra skillnad på riktigt sättas upp. Hon beskriver att Dryfts tydliga fokus på digitalisering och att HR är affärskritiskt gjorde henne förälskad direkt.
»Jag driver vår peopleavdelning genom ledord som digitalisering, affärsnära, värdeskapande och delaktighet. Men att säga ›vi är väldigt digitala‹ kan låta avskräckande för vår målgrupp. Så det jag har lärt mig är att våga bryta ner det: ›Vi är digitala för din skull. För att din vardag kommer bli så enormt mycket bättre när du kan fokusera på hantverket.‹«
En viktig nöt att knäcka i ett bolag som Dryft är förstås kommunikationen. Så man tog hjälp av Slack.
»En del tror att digitala lösningar gör att du kommer längre bort från medarbetarna, men mitt svar är alltid nej, tvärtom.«
»Slack är vårt viktigaste verktyg. Vi sköter all vår kommunikation via Slack och har dessutom sociala kanaler med teman som mat, träning, ridning. Det skapar gemenskap, ett vi. En annan sak som alla som jobbar med HR i dag vet är att arbete och privatliv ofta går hand i hand. Psykisk ohälsa och utmattningssyndrom finns överallt. För våra medarbetare ska det vara smidigt att få hjälp, direkt i mobilen. Så vi skev ett avtal med nätpsykologappen Mindler där alla har rätt till tio gratis rådgivningssamtal. Du har en kod, du kopplar upp dig via appen – och efter en timme pratar du med en psykolog. Jag får på veckobasis höra från våra medarbetare att de fått hjälp för första gången i sitt liv och är tacksamma att vi pratar om det – i en bransch där det ofta finns ett stort stigma kring ämnet«, säger Linn Byström.
»Och nu håller vi på att ta fram en medarbetarapp«, fortsätter hon. »Medarbetarna ska ha ett ställe för allt. Eller, okej, två med Slack. Där ska de ha sina arbetsbeskrivningar, tidrapportering, semesteransökningar, utbildning, sjukanmälan – allt på ett ställe.«
En annan sak i vi-byggandet på Dryft var att månadsbrevet, som många inte läste, gjordes om till Dryftpodden. Nu kan alla, var de än befinner sig, ta del av företagsinformationen direkt i lurarna.
Nu är förstås inte digitaliseringen på Dryft enbart av godhet. Linn Byström kan se hur kvaliteten höjts för både medarbetare och ut mot kund. All digitalisering ska syfta till att sänka trösklar, menar hon, annars har du fel digitala processer.
»Våga stanna upp och tänk på vad som är det affärskritiska i er medarbetarresa, säger jag. En del tror att digitala lösningar gör att du kommer längre bort från medarbetarna, men mitt svar är alltid nej, tvärtom. Har vi riktigt bra digitala processer som förenklar och automatiserar så kommer vi i stället närmare och får mer tid för medarbetarna.«
Text: Niklas Wahllöf
Foto: Peter Cederling