Det skulle bli friidrotts-EM i Gävle för ungdormar 2019. Vi som var med i olika arrangörsgrupper satt i möte på möte. Just den här dagen hade den korta trettiominutersträffen i ett varmt konferensrum pågått ett par timmar och en paus behövdes. Som så ofta var det några personer som pratade och tyckte mest och hade flest förslag på lösningar.
Det mesta hade gått bra men det var en fråga, något kring nummerlapparna, som vi fastnat vid. När alla köade vid kaffemaskinen sa plötsligt en av deltagarna som suttit tyst att »man skulle kanske kunna…«
Genialt!
Jag hörde mig själv säga »varför har ingen tänkt på det!«, fast sanningen var att någon ju uppenbarligen hade tänkt på det. Men inte sagt något. Kanske var denne lite obekväm att prata inför andra så lösningen dök inte upp – förrän vid kaffeapparaten.
Hand upp alla som någon gång stått vid en kaffemaskin på jobbet när lösningen på ett problem kläcks medan en cappuccino sakta fyller koppen!
Oj, vad många händer i luften.
Det kanske inte är så konstigt. Ari Riabacke har en doktorstitel i risk- och beslutsanalys och anses som föreläsare ha svart bälte i den typen av frågor.
Han dricker helst sitt kaffe on the go – men har koll på kaffemaskiner.
»Kaffepauserna fungerar som ett socialt smörjmedel, en plats där hierarkier plattas till och där även den som normalt inte tar plats får en röst.«
»Ärligt talat, det sägs ofta att de viktigaste samtalen sker vid kaffemaskinen – och jag tror faktiskt att det stämmer«, slår han fast och, doktor som han är, kan han dessutom utveckla resonemanget:
»Just de informella samtalen kan ofta vara mer betydelsefulla än de formella mötena. I korthet handlar det om att människor bär runt på idéer, tankar och möjliga lösningar som plötsligt kan få fäste när de möter rätt sammanhang. Den dynamiken belyses på ett tankeväckande och lite oortodoxt sätt i den så kallade garbage can-modellen.«
Vill man grotta ner sig rekommenderar han att googla Cohen, March & Olsen som tog fram teorin redan 1972. Orkar man inte det kan man ju låta Ari Riabacke själv förklara:
»Inom organisationsteori pratar man ibland om ›lösningar som letar efter problem‹. Kaffemaskinen är just en sådan plats där de ofta möts. Kaffepauserna fungerar som ett slags socialt smörjmedel, en plats där hierarkier plattas till och där även den som normalt inte tar plats får en röst. Det är där kulturen syns på riktigt.«
Ofiltrerade insikter
En undersökning gjord av Kantar Sifo visar att två tredjedelar av alla svenskar dricker kaffe på jobbet varje dag, i snitt 2,2 koppar, mest i världen, vilket förklarar varför vi pratar om att lösningarna finns vid kaffeapparaten.
Till och med krånglet när en ny maskin installerats så att ingen fattar hur man väljer styrka på sin espresso eller americano blir en del av det sociala smörjmedlet.
I bland annat varma Kalifornien använder man begreppet »watercooler talk« om samma fenomen.
I våras hade ansedda affärstidskriften Forbes en stor artikel just med rubriken Why business leaders should listen closer to watercooler talk.
Skribenten bakom artikeln är Toyna Chin, global director of marketing på biotechföretaget Novotech. Hon sammanfattar sitt resonemang så här:
»Jag har insett att dessa till synes triviala små möten faktiskt är en guldgruva av ofiltrerade insikter, kulturella signaler och framväxande affärstrender. Att utnyttja dem har gjort mig till en skarpare beslutsfattare och en mer uppkopplad ledare.«
Kanske har kaffet i sig betydelse också? I Kantar Sifos undersökning svarade nämligen 60 procent att deras effektivitet på jobbet gick ner utan kaffe – och hela 77 procent av tillfrågade ledare kände samma sak.
Så vad kan man lära av detta?
Jo, att informella gemensamma kaffepauser är viktiga ingredienser i receptet på en bra arbetsplats. Te går nog också bra.
Nummerlappslösningen på friidrotts-EM? Succé.
Påtår, någon?
Text: Ola Liljedahl
Illustration: Shutterstock (bearbetad)