Siri Wikander är expert på ämnet och har lång erfarenhet av HR, organisationsutveckling och digital transformation från börsnoterade företag som Scandic Hotels och Axfood till såväl startups som scaleups.
»Coronakrisen sätter fokus på samarbete och lära sig digitalt. Det är en fråga jag har drivit i många år eftersom det är bra både för individ, organisation och planet. Många hör av sig nu och undrar hur de ska ställa om utbildningar och möten till digitala och agila lösningar. Det är positivt att man också vill lägga tid på insiktsarbeten för att rikta sina aktiviteter rätt och besluta redan från start hur man ska mäta effekt.«
Vilka nya arbetssätt kan vi lära oss?
»Många av oss är redan mitt uppe i att lära oss nya sätt att göra vårt jobb på eller lära om till ett helt nytt jobb. Det gäller även oss på HR. Det gäller att aktivt söka upp kunskap, testa det vi lär oss och dela med oss av det vi kan till våra kollegor. Vi behöver samarbeta över avdelningsgränserna för att lära oss av varandra. Vi behöver också ha en kultur där vi får testa snabbt och lära fort och där feedback är en naturlig del.«
Vilka fördelar kan krisen föra med sig?
»Eftersom de av oss som kan sitta hemma och jobba gör det under så många veckor finns stora chanser att beteendeförändringen blir beständig. Det är bra för individen som får mer tid och möjlighet att fokusera och reflektera. Det är bra för organisationen eftersom klassrumsutbildningar är dyrt och ineffektivt. Vi glömmer mer än 70 procent av det vi har lärt oss inom 24 timmar. I dag finns det mycket smartare sätt att lära sig saker på, med digitala tekniker där vi har möjlighet att krossköra data och finjustera tills vi får den effekt som organisationen behöver.«
Vilka fällor är lättast att hamna i när det gäller digitalt samarbete och hemifrån-jobb?
»Det är individuellt vad man behöver tänka på, men några generella råd kan vara att skapa en struktur kring jobbandet i hemmet. En bekväm sittplats, bra hörlurar och möjlighet att stänga dörren om sig. Det gäller också att inte bli för ensam utan dagliga sociala kontakter. Flera checkar in digitalt på morgonen. Andra äter en digital lunch tillsammans. Digitala möten har samma utmaningar som fysiska möten. Otydligt syfte, agenda saknas, det drar ut på tiden, vissa pratar mycket, andra gör annat under tiden …«
Siri Wikanders bästa tips för digitalt samarbete
1. Agenda och syfte – stäm av agendan och om alla vill och behöver vara med på mötet.
2. Utse en moderator – och andra roller som kan behövas vid stora eller längre möten (teknikansvarig, anteckningar, sköta chatten osv).
3. Fråga om feedback under mötet och slutet av mötet.
4. Skaffa bra utrustning. Ett bra headset är A och O!
5. Lär känna applikationen inför mötet – testa den gärna med några kollegor.
6. Undvik att ha möten i mötet – alla ska sitta var för sig.
7. Testa olika samarbetsverktyg som digitala whiteboards, verktyg för projektplanering, enkäter och idégenerering.
8. Använda chatten för frågor och för att peppa varandra.
9. Ha gärna kameran på – en stor del av vår kommunikation består av kroppsspråk.
10. Begränsa tiden – tilldelad tid är tillräcklig tid.