Triss i ledarskap

Om man är HR-chef för tre kommuner som alla är måna om sin särart och identitet gäller det att hålla tungan rätt i munnen. 

»Är jag en dag på ett möte i Töreboda säger jag ›vi i Töreboda‹. Nästa dag är det ›hos oss i Mariestad‹ och tredje dagen ›vi här i Gullspång‹. Även om många beslut vi tar är identiska i alla kommunerna är det viktigt att förstå att de är tre egna kommuner som är stolta över sitt«, säger Per Johansson.

För att krångla till det ytterligare bor han själv i en annan kommun, Hjo. Det är en avancerad balansakt att leda tio HR-konsulter och navigera mellan olika kulturer, uppdragsgivare, ledningsgrupper och politiska styrningar med tre starka kommunstyrelseordföranden. För Per Johansson blev det tydligt direkt.

Redan vid första träffen 2019 med personalutskottet i Töreboda fick han en nyttig läxa. Han kom dit medveten om att det gällde att väga sina ord så att alla kände att det inte fanns någon risk att stora Mariestad skulle äta upp de mindre Töreboda och Gullspång.

»Haha, jag fick en diskret vink om att jag på kavajslaget hade en Mariestadsnål. Det var kanske inte det smartaste draget den dagen«, minns han och skrattar gott.

Han har över huvud taget lätt för att både prata och skratta. Nu när det gått fyra år konstaterar han att det finns någon form av facit på den i Sverige unika satsningen. 

»Gensvaret för den samlade HR-avdelningen har varit väldigt positivt men även, som vi upplevt det, från politiker«, konstaterar han och fingrar på sin namnskylt. Jo, alla tre kommunernas namn står på den.

Per Johansson funderar på frågan var han kommer ifrån.

»Överallt ifrån«, säger han efter en stund. »Jag har flyttat 13 gånger under mitt liv. Min pappa arbetade på Atlas Copco runt om i världen. Jag är född i Belgien, bodde i Sydafrika under apartheid, har bott korta perioder i Frankrike, men spenderat mest tid i Skaraborg, allra mest i Skövde.«

Kring årsskiftet valde den politiska ledningen i Mariestad att säga upp samtliga samverkansavtal. Nu vet inte Per Johansson vad som händer framöver.

»Vad detta kommer att innebära för mig och min enhet vet jag inte, varken i närtid eller på längre sikt. Om HR ska vara kvar till mandatperiodens slut för att hantera de arbetsrättsliga konsekvenserna eller ej återstår att se.«

Och att politiska beslut kan förändra förutsättningar inom offentlig sektor är ingen nyhet. Det hör till spelet. Genom sitt delvis kringflackande liv har han varit med om många förändringar och är trygg i vetskapen att solen alltid går upp nästa dag.

Hur som helst.

Efter gymnasiet läste han juridik i Lund. Visserligen ingick arbetsrätt i studierna, men HR-spåret hade han inte en tanke på – än mindre ett liv inom offentlig förvaltning.

»Jag kom in på HR genom det berömda bananskalet. Är det inte märkligt hur ofta det blir så? Jag var hos mina föräldrar. Grannen kom in och drack julkaffe. Han var organisationskonsult och, ja, jag började också arbeta som organisationskonsult och utbildade mig i arbetsrätt.«

Han startade företag med sin fru i den branschen. Efter några år sökte han och fick en tjänst som personalchef, medlemsansvarig och bostadsrättsjurist på HSB i Västra Götaland.

»Jag var trött på pendlandet och blev personalchef på hemmaplan. I Hjo, en ganska liten kommun med 800 anställda«, minns han.

Där kunde han stannat till pensionen… men det fanns en klåda.

»Jag längtade efter att arbeta mer strategiskt och inte lika mycket operativt som det lätt blir i en liten kommun. När en tjänst blev ledig i Mariestad sökte jag den.«

»Jag kom in på HR genom det berömda bananskalet. Är det inte märkligt hur det ofta blir så?«

I Mariestad, Töreboda och Gullspång funderades i den vevan på om det inte skulle kunna fungera att slå ihop de olika HR-avdelningarna och, förstås, vem som skulle leda det arbetet. Det blev Per Johansson.

De tre kommunerna – »MTG-kommunerna« – har samarbetat sedan tidigare kring teknisk förvaltning, it och lön. Därför var det ingen chock när tankarna på en gemensam HR-avdelning började läcka ut – även om minnet på sina håll levde kvar efter 1970-talets stora kommunsammanslagningar. Då upplevde sig många små kommuner som förlorare när de blev en del av en större kommun. 

Per Johansson fick ett halvår på sig att sätta en helt ny organisation och insåg att kommunikation var nyckeln.

»Oron handlade om att Mariestad, som den största kommunen med uppåt 25 000 invånare, skulle ta kompetensen från Töreboda med 9 000 invånare och Gullspång med 5 000 invånare. Vårt budskap var att ingen förlorade något men att den samlade kompetensen blev större. Vi lade stor vikt vid att lära känna nyckelpersoner och medarbetare. HR-medarbetarna från Töreboda och Gullspång såg fördelarna snabbt och blev viktiga ambassadörer.«

Ett mantra var att betona att med ett samverkansavtal blir det inte som förut – men det blir mer kvalificerad HR. Att låta de flesta möten i inledningsskedet vara fysiska ser han som en del av framgångsfaktorn.

»Tillgänglighet och närvaro är viktigt. Jag börjar varje dag med att gå varvet och säga hej till alla medarbetare. «

»Vi jobbade stenhårt med att vara på plats och tillgängliga, och gör det fortfarande. Vi sitter på olika våningsplan i stadshuset i Mariestad, men det är ofta tomt där eftersom vi har arbetsplatser i de andra kommunerna och är i dem mycket.«

Just tillgänglighet är en stomme även i hans ledarfilosofi.

»Tillgänglighet och närvaro är viktigt. Jag börjar varje dag med att gå varvet runt och säga hej till alla medarbetare och fråga hur de mår. I dag, till exempel, hade nästan alla någon fråga. Var hittar jag bildspelet du visade förra veckan? Kan vi gå igenom dagordningen inför ett fackligt möte? Är det okej att jag är i Gullspång på onsdag?«

Resultatet har beskrivits som en succé. HR-avdelningen har bland annat strukturerat arbetsmiljöarbetet genom en gemensam digital plattform och gör gemensamma utbildningar för kommunernas chefer inom områden som arbetsrätt och alkohol/droger. De delar också på lönerevisionen och flera it-tjänster. 

»Jag skulle säga att det inte funnits något motstånd mot den här lösningen i själva verksamheten. I undersökningar får vi nio av tio. Störst skillnad är det för Töreboda och Gullspång som fått tillgång till tio HR-konsulter jämfört med två som tidigare var fallet. Systemet har också, som jag ser det, blivit mindre sårbart och mer flexibelt genom att det alltid finns resurser att tillgå vid sjukdom eller arbetstoppar.«

Satsningen har gett eko. Han har både intervjuats av och hållit föredrag för Sveriges Kommuner och Regioner. Sådant ger ringar på vattnet. Andra kommuner runt om i landet har nyfiket hört av sig för att lära.

Så vad är utmaningen framåt? Frågan hinner inte ens ställas klart innan han svarar:

»Kompetensförsörjning. Precis som för alla andra. Mariestad har 25 000 invånare men ska ha 40 000 år 2040. Töreboda och Gullspång planerar för tillväxt. Det ökar behovet av kommunal service överallt. De tre kommunerna måste därför hitta folk, få folk att stanna längre, bli mer attraktiva i Kommunsverige.«

Ibland blir det förstås lite grus i maskineriet, även i en succé.

»Ett konkret exempel var pandemin. Då kunde man se överallt i samhället att man blev sig själv närmast. Det gällde även vår samverkan. Vi tog fram rutin om ickemedicinska åtgärder för att hålla smittan på avstånd. Vi strävade efter MTG-rutiner men landade under den perioden i olika skrivningar och dokument för de tre kommunerna. Det var väldigt viktigt för de olika kommunerna.«

Då, förklarar han, är det viktigt att lyssna på det. Han slår fast att den stora fördelen med samverkan är att ingen av kommunerna på egen hand skulle ha lyckats med det utvecklingsarbete som gjorts.

När vi frågar om nackdelen är det juristen i honom, noga med ord, som pratar:

»Jag säger hellre ›utmaningen‹. För min egen del blir det lite splittrat. Jag är ganska bra på att hämta kraft, ofta hemma med familjen. I år renoverade vi två uthus. Jag har ett litet bryggeri i källaren där jag brygger öl alldeles för sällan – och ett gym i källaren där jag tränar alldeles för lite. Det är viktigt att släppa jobbet ibland, men det händer att även jag vaknar klockan tre på natten med hela världen på just mina axlar.«

Text: Ola Liljedahl
Foto: Peter Cederling
: Bilderna är tagna på Vänerport Stadshotell i Mariestad.